Хранение документов. На бумаге или в электронном виде? Затраты и риски.

Документооборот – это настоящее и прошлое любой организации. В данном материале рассмотрим варианты форм хранения документа, сравним, какие затраты на это потребуются, обозначим преимущества того или иного метода хранения и возможные риски.

Бумага все стерпит?

Хранение бумажных документов – традиция, которая давно стала привычкой.

Многие до сегодняшнего дня считают, что хранение документов на бумаге имеет неоспоримые преимущества:

· Надёжность: это физический, осязаемый объект, который можно хранить в надёжных местах – в сейфах или архивах.

· Юридическая сила: документ с печатью – «бронебойная» гарантия.

· Доступность: даже без электричества и интернета документ на бумаге доступен для просмотра и применения.

 А теперь о минусах:

· Риск потери или повреждения: никто не отменял банальную утерю или кражу документа, пожар, потоп и т.п.

· Затраты на хранение: бумагу, конверты, папки и т.п., как минимум, надо приобрести (а это все еще и дорожает).

· Сложность поиска: если в архиве организации не все по полочкам, то нервы, это точно не укрепит.

 Новое электронное

Электронный документооборот становится всё более популярным. Его преимущества по сравнению с бумажным значительны.

При этом есть много плюсов и в хранении документов в электронном виде:

· Удобство: документы в электронном виде можно легко передавать, просматривать.

· Экономия места: они занимают меньше места, чем документы на бумаге.

· Безопасность: документы в электронном виде могут быть защищены паролем или другими средствами безопасности.

 Особенности хранения документов в электронном виде:

· Риски потери или повреждения: они могут быть потеряны или повреждены в результате сбоя в работе компьютера, программного обеспечения или сети.

· Зависимость от технологий: данный формат зависит от технологий, которые могут меняться со временем.

Но эти два пункта не сложно нивелировать – нужна надежная система хранения и компетентные ответственные сотрудники.

· Юридические вопросы. Остановимся на них подробнее.

 Итак, есть ряд юридических аспектов, которые необходимо учитывать при выборе этого метода хранения.

1. Электронная подпись.

Для работы в формате электронного документооборота нужна электронная подпись. Она позволяет подтвердить авторство и целостность документа, а также обеспечивает юридическую силу электронного документа, равную юридической силе документов на бумажном носителе.

2. Хранение

При хранении электронных документов необходимо обеспечить их сохранность и доступность. Используются облачные хранилища, локальные диски и др. При этом важно обеспечить защиту электронных документов от несанкционированного доступа и потери данных.

3. Ответственность

Нарушение законодательства об электронной подписи может повлечь за собой административную или уголовную ответственность.

Затраты на организацию хранения документов в электронном и бумажном виде

Затраты зависят от множества факторов, таких как объём документов, требования к безопасности, необходимость в специализированном программном обеспечении и оборудовании, а также от того, кто будет заниматься организацией хранения — компания или частное лицо.

 Цена бумажного хранения

· Приобретение материалов: бумага, папки, конверты и другие расходные материалы.

· Организация хранения: приобретение шкафов, стеллажей, сейфов и другого оборудования для хранения.

· Затраты на персонал: оплата труда сотрудников, занимающихся организацией хранения, учётом и поиском документов.

· Расходы на транспортировку и перемещение документов внутри организации или между филиалами.

· Расходы на утилизацию документов после истечения срока их хранения

 Что нужно приобрести для хранения электронных документов?

· Программное обеспечение: приобретение лицензий на программное обеспечение для создания, редактирования и хранения электронных документов.

· Оборудование: приобретение серверов, рабочих станций и другого оборудования, необходимого для хранения электронных документов.

· Услуги связи: оплата услуг интернет-провайдера и других поставщиков услуг связи.

· Облачные сервисы: оплата услуг облачных хранилищ для хранения электронных документов.

· Резервное копирование: затраты на создание резервных копий электронных документов.

· Безопасность: шифрование, защита от вирусов и несанкционированного доступа.

 Затраты на хранение электронных документов могут быть снижены за счёт оптимизации процессов организации хранения, использования современных технологий и оборудования, а также за счёт автоматизации процессов учёта и поиска документов.

В целом, стоимость организации хранения документов в электронном виде может быть ниже, чем затраты на хранение документов на бумажном носителе, особенно при больших объёмах документов. Но удобство и надежность электронного документооборота и хранения электронных документов, конечно же, несопоставима с бумажным форматом.

Предложение от ОВИОНТ ИНФОРМ

Наша компания предлагает свои решения для хранения электронных документов, в особенности тем, кто является пользователем онлайн-сервиса Контур.Диадок:

Система хранения электронных документов на основе современной СУБД «Баланс-2: Клиент ЭДО».

А также специализированный файловый менеджер «Баланс-2: Файловый архив электронных документов».

Если Вас заинтересовали программные продукты от ОВИОНТ ИНФОРМ, то мы готовы ответить на Ваши вопросы и провести бесплатную их презентацию. Ждем Ваших звонков: +7 495 411 79 69.