03.06.2024
Ведение документации и обеспечение ее сохранности – одна из главных задач в деятельности любой организации. В данной статье мы рассмотрим типы документов и сроки их хранения на основании законодательства Российской Федерации.
Начнем с классификации документов в целом, выдержек из официальных источников по поводу сроков, а также добавим некоторые комментарии.
1. Договоры (некоторые типы).
- Срок хранения: 50/70 лет после окончания срока действия договора.
- Основание: П. 301, Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)
- Комментарий: Если договоры имеют налоговое значение, они хранятся 4 года, однако рекомендуется хранить их 5 лет с учетом возможных правовых споров.
2. Платежные документы (платежные поручения, квитанции и т.п.).
- Срок хранения: 5 лет.
- Основание: Согласно ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ), налоговые документы должны храниться 4 года, однако банковские документы хранятся не менее 5 лет согласно законодательству о бухгалтерском учете (Федеральный закон №402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
- Комментарий: Этот срок связан с возможными налоговыми проверками и обязанностью подтверждения произведенных платежей.
3. Бухгалтерская документация (счета-фактуры, акты, накладные и т.д.).
- Срок хранения: 5 лет.
- Основание: Федеральный закон №402-ФЗ "О бухгалтерском учете" устанавливает минимальный срок хранения бухгалтерских документов.
- Комментарий: Счета-фактуры, акты выполненных работ и другие бухгалтерские документы также используются для подтверждения налоговой отчетности.
4. Первичные учетные документы (трудовые книжки, табели учета рабочего времени и т.д.).
- Срок хранения: 50 или 75 лет.
- Комментарий: Длительный срок хранения обусловлен необходимостью обеспечения социальной защиты работников, в частности для формирования пенсионного обеспечения.
5. Налоговая отчетность.
Срок хранения: 5 лет.
Основание: Согласно ст. 23 Налогового кодекса РФ (НК РФ)
Комментарий: Документы, подтверждающие расчет и уплату налогов, должны храниться для возможности их проверки налоговыми органами.
6. Документы по кадровым вопросам (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников и т.д.).
- Срок хранения: 75 лет.
- Комментарий: Длительный срок хранения таких документов необходим для подтверждения трудового стажа и пенсионных прав работников.
7. Отчетность в госорганы (статистическая, бухгалтерская и т.п.).
- Срок хранения: 5 лет.
- Основание: Федеральный закон №402-ФЗ "О бухгалтерском учете"
- Комментарий: Обязательная отчетность перед государственными органами должна храниться для подтверждения ее своевременного и правильного предоставления.
Хранение юридически значимых электронных документов
Электронный документ подписывают с помощью ключа электронной подписи, это оригинал.
Со временем юридически значимые электронные документы не теряют своей значимости, но имеют особенности при работе с ними из-за ограничения по времени действия сертификата.
Для решения этих вопросов применяются штамп времени (TSP) и протокол проверки статуса сертификата в момент подписания документа (OCSP).
Оцифрованные бумажные документы рекомендуется хранить в формате PDF/A.
Отметим, что сканированные документы не являются оригиналами и не имеют юридической значимости. При проверках в контролирующие органы представляются оригиналы, в противном случае взимается штраф.
Ошибки при хранении электронных документов
1. Несоблюдение сроков хранения документов. Уничтожение или утеря документов ранее окончания срока хранения, установленного законодательством.
2. Нарушение целостности пакета документов. Удаление или нарушение любого из файлов электронного документа.
3. Хранение документа не имеющего юридической значимости. Недействительная ЭП, неверный формат электронного документа.
4. Несоблюдение условий доступа к документам. Несанкционированный доступ к документам, отсутствие необходимого доступа нужным сотрудникам.
Правила организации хранения
Согласно Приказу Росархива от 31.07.2023 № 77 утверждены правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов, вступившие в силу с 17 сентября 2023 года.
1. Наличие технических и программных средств хранения документов.
2. Наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения.
3. Обеспечение режима хранения электронных документов.
4. Проведение проверки сохранности электронных документов.
5. Обеспечение прав доступа к документам.
6. Соблюдение правил использования.
7. Обеспечение юридической значимости электронных документов в течение всего срока их хранения.
Предложение от ОВИОНТ ИНФОРМ
Наши эксперты предлагают свои решения для хранения электронных документов, в особенности тем, кто является пользователем онлайн-сервиса Контур.Диадок:
Система хранения электронных документов на основе современной СУБД Баланс-2: Клиент ЭДО.
Специализированный файловый менеджер Баланс-2: Файловый архив электронных документов.
Если Вас заинтересовали программные продукты нашей компании, то мы готовы ответить на Ваши вопросы и провести бесплатную их презентацию. Ждем Ваших звонков: +7 495 411 79 69.