26.04.2024
В современном мире вопросы долгосрочного хранения становятся актуальными задачами для многих организаций. Сегодня обсудим причины, по которым закон об электронном хранении еще не принят, какие изменения в него внесены и что делать в сложившейся ситуации бизнес-сообществу.
Почему закон об электронном архиве все еще не принят?
Сам термин «долгосрочное хранение электронных документов» до сих пор нигде официально не закреплен, но едва ли человеку из предпринимательской среды нужно объяснить, что это такое. Простыми словами – это процесс обеспечения сохранности и доступности информации в электронном виде сроком не менее 5 лет, что важно, как с юридической точки зрения, так и с бухгалтерской, в том числе и для внутреннего электронного документооборота (ЭДО).
Впервые формулировка «долгосрочное хранение электронных документов» появилась в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности, хотя в отдельных источниках можно найти и более ранние упоминания. Иногда эта формулировка добирает в себя упоминание архивного хранения, как в Распоряжении Правительства об утверждении стратегического направления в области цифровой трансформации государственного управления.
Вся эта неопределенность – по той простой причине, что закон об электронном архиве пока не принят, «зависнув» в преддверии второго чтения в Госдуме. Хоть он и включен в повестку депутатов на июль 2024 г., тем не менее, надежды на принятие изменений в документ в ближайшее время мало, т.к. до сих пор не устранены те противоречия, что были отмечены в заключении комитета Государственной думы по IT и заключении Правового управления того же комитета.
Приведем в пример одну из них: законопроект наделяет юридических лиц и индивидуальных предпринимателей более широкими полномочиями по сравнению с теми, что предусмотрены основами законодательства РФ о нотариате. В частности, речь идет о том, что юр.лица и ИП могут создавать электронный дубликат документов на материальном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме. При этом нотариусы должны проводить определенные процедуры – и это при равной юридической силе документов.
Конечно, есть и другие причины, почему законопроект до сих пор не принят, но едва ли все из них можно кратко осветить в нашем сегодняшнем материале.
В чем главная суть грядущих изменений?
Эксперты ОВИОНТ ИНФОРМ подробно изучили проект «О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты Российской Федерации». Мы считаем, что он во многом, действительно, устранит ряд имеющихся противоречий и приведет к введению единообразного регулирования.
Будут приняты официальные формулировки и термины, описан алгоритм процессов, к примеру «конвертация электронных документов» и «создание электронных и материальных дубликатов документов», и, конечно же, много внимания в документе уделили вопросам хранения электронных документов.
Понятно, что Закон нужен, так что будем ждать скорейшего принятия столь актуального документа.
Пассивно ждать закон или активно готовиться к его принятию?
По мнению экспертов, уже сейчас бизнес-сообществу есть смысл готовиться к принятию данного Закона. А именно, ускорить процесс перехода на электронный документооборот в принципе, и уже сейчас задуматься о надежных программных решениях, которые способны обеспечить создание архивов электронных документов, в том числе и для их долгосрочного хранения.
Решения для архивного хранения от ОВИОНТ ИНФОРМ
Существуют разные специализированные отечественные программные решения и технологии, позволяющие эффективно управлять электронными документами и обеспечивать их сохранность. К примеру, многие клиенты компании «ОВИОНТ ИНФОРМ» уже давно успешно используют нашу разработку – программу «Баланс-2: Файловый архив электронных документов» Данное решение предназначено для работы с файлами юридически значимых электронных документов учета, отчетности и документооборота с контролирующими органами.
Кроме этого, мы разработали программный модуль «Баланс-2: Клиент ЭДО», который предназначен для архивного хранения и обмена электронными документами. Программа является дополнением к системе Контур.Диадок.
Наши менеджеры готовы ответить на все вопросы по функционалу данных программ: тел +7 (495) 411-79-69