Вопросы отражения в бухгалтерском учете использования предприятием IP-телефонии

Назад

Источник: ''Консультант бухгалтера №8 / 2002 ''Васильева О.В.

Технический прогресс в области связи и коммуникаций предоставил возможность ведения телефонных переговоров через Интернет (так называемая IP-телефония). При этом улучшается качество услуг связи и достигается экономия средств у предприятий, постоянно ведущих длительные и активные междугородние и международные телефонные переговоры. IP-телефония - относительно молодая отрасль, представляющая собой альтернативу как существующим телефонным станциям, так и рынку услуг мобильной связи.

В настоящее время телекоммуникационные компании ведут активную рекламную деятельность, предлагая предприятиям возможности IP-телефонии. Используемые при этом специальные термины и определения (в том числе в договорах, счетах, расшифровках и т.п.) достаточно непривычны для бухгалтера, поэтому вопросам отражения в учете использования предприятием IP-телефонии посвящена данная публикация.

Принцип ведения телефонных переговоров через Интернет

Ведение телефонных переговоров через Интернет требует наличия специального оборудования. Идеальный случай - если стороны, ведущие переговоры, имеют компьютеры и IP - телефоны, подключенные к одному и тому же оператору. Объединенные в своеобразную IP-сеть, абоненты ведут телефонные переговоры, не ограниченные временем и стоимостью соединения, независимо от удаленности предприятий друг от друга.

Другой вариант организации переговоров через Интернет - наличие в организации IP- телефона и компьютера с выходом в Интернет, которые позволяют без участия оператора осуществлять соединение с контрагентом.

Третий вариант организации телефонных переговоров через Интернет возможен, если вызываемый абонент имеет специальное оборудование, а предприятие, вызывающее его, пользуется стационарной или мобильной связью. Для этого работник предприятия звонит оператору, который и соединяет его с компьютером, подключенным к Интернету.

Заметим при этом, что одинаковый технический уровень партнеров, пользующихся IP- телефонией, наиболее предпочтителен: наличие у каждого специального оборудования (IP-аппарата и компьютера) позволяет минимизировать все иные текущие затраты.

Ведение переговоров через Интернет, когда только один из партнеров имеет IP-телефон, требует оплаты дополнительных услуг оператора, но даже и в этом случае стоимость междугородних и международных телефонных переговоров уменьшается в 2-3 раза.

Таким образом, первым шагом для организации телефонных переговоров через Интернет является приобретение компьютера и IP-телефона.

Приобретение оборудования для IP-телефонии

Ведение телефонных переговоров через Интернет является дополнительными возможностями имеющегося у организации компьютера с выходом в Интернет, поэтому в данной публикации не рассматривается вопрос отражения в учете приобретения компьютерной техники, подключения ее к сети Интернет и сопутствующих расходов.

Будем считать, что компьютер с выходом в Интернет у предприятия существует, и руководителем принято решение об установке и использовании IP-телефонии.

Для этого сначала требуется приобрести IP-аппарат, который должен быть принят к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/01 в качестве основного средства. Основание для отнесения IP-телефонного аппарата к основным средствам в соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/01 таково: аппарат приобретается не для перепродажи и будет использоваться для управленческих нужд организации длительное время (более 12 месяцев), принося экономические выгоды (доход) в виде экономии при проведении телефонных переговоров с контрагентами.

Приобретение IP-аппарата и его подключение силами сторонней организации отражается проводками:

  • дебет счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" или кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражены расходы, связанные c приобретением IP-телефона;
  • дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", субсчет "НДС при приобретении основных средств" кредит счета 60 (76) - на основании счета-фактуры выделен НДС от стоимости IP-телефона;
  • дебет счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 60 (76) - отражены расходы, связанные с подключением IP-телефона (при условии, если подключение осуществляется силами сторонней организации и оплачивается отдельно);
  • дебет счета 19, субсчет "Налог на добавленную стоимость при приобретении основных средств" кредит счета 60 (76) - на основании счета-фактуры выделен НДС от стоимости услуг по подключению IP-телефона; дебет счета 60 (76) кредит счета 51 "Расчетные счета" - погашена задолженность перед поставщиком IP-телефона или организацией, осуществлявшей его подключение.

Если организация располагает специалистами, которые могут самостоятельно осуществить подключение приобретенного IP-телефона, и данная операция займет значительное время, то указанная операция отражается проводками:

  • дебет счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 60 или кредит счета 76 - отражены расходы, связанные c приобретением IP-телефона;
  • дебет счета 19, субсчет "НДС при приобретении основных средств" кредит счета 60 (76) - на основании счета-фактуры выделен НДС от стоимости IP-телефона;
  • дебет счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" кредит счета 10 "Материалы" или кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - отражены расходы, связанные с подключением IP-телефона собственными силами организации (с использованием необходимых материалов, начислением заработной платы и соответствующих отчислений с сумм вознаграждения работникам, занятым подключением и т.п.).

Примечание.

В связи с тем, что экономический эффект IP-телефонии гораздо выше, если используется не один, а несколько компьютеров и IP-телефонов, создание IP-сети в телефонизируемом офисе может представлять собой значительные капитальные вложения и потребовать времени на установку, отладку, тестирование и т.п. Кроме того, не избежать приобретения дорогостоящих дополнительных расходных материалов (крепежных деталей, разъемов, проводов, розеток), что делает проводки по учету расхода материалов, начислению заработной платы и отчислений по социальному страхованию и обеспечению в виде отдельных записей достаточно актуальными для крупных предприятий.

Ввод в эксплуатацию приобретенного и подключенного IP-телефона отражается проводками:

  • дебет счета 01 "Основные средства" кредит счета 08, субсчет "Приобретение объектов основных средств" - на основании акта приемки-передачи по форме ОС-1 IP-телефон введен в эксплуатацию;
  • дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС" кредит счета 19, субсчет "НДС при приобретении основных средств" - отражен налоговый вычет по ранее уплаченному НДС.

Отражение расходов по телефонным переговорам, осуществляемым через Интернет

IP-телефония используется в целях проведения переговоров с удаленными абонентами по низким расценкам и с высоким качеством связи. Поэтому расходы на телефонные переговоры через Интернет представляют собой расходы на проведение междугородних и международных переговоров, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг) при исчислении налога на прибыль. При этом в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ переговоры обязательно должны иметь производственную направленность, то есть быть связанными с процессами производства и реализации.

Следовательно, расшифровка IP-соединений с указанием номеров вызываемых абонентов, заверенная руководителем предприятия, подтверждающим, что имевшие место телефонные переговоры связаны с процессом производства и реализации, является необходимым условием для включения стоимости междугородних и международных переговоров в себестоимость продукции (работ, услуг) как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. При этом наличие договорных отношений с вызываемым абонентом будет дополнительно свидетельствовать в пользу налогоплательщика, включившего стоимость телефонных переговоров в себестоимость.

А вот требование налоговых органов предоставить отчет о содержании телефонных переговоров является неправомерным, что сообщено письмом МНС России от 22 мая 2000 года под № ВГ-9-02/174.

Оплата услуг IP-телефонии аналогична оплате услуг связи, предоставляемым городскими и междугородними телефонными станциями. Она зависит от условий заключенного договора и, чаще всего, представляет собой абонентскую плату (фиксированный платеж, взимаемый в начале текущего месяца) и плату за телефонные соединения, выполненные с помощью оператора IP-телефонии (счета и расшифровка соединений формируются по окончании расчетного месяца).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы по телефонным переговорам учитываются в том месяце, в котором они велись, независимо от факта их оплаты.

Внесенная абонентская плата и суммы предварительной оплаты в течение отчетного месяца числятся в составе авансов и отражаются проводкой:

  • дебет счета 60 или дебет счета 76 кредит счета 51 - внесена абонентская плата или предварительная оплата (аванс) в счет предстоящих телефонных переговоров.

Если абонентская плата или предварительная оплата в счет предстоящих телефонных переговоров вносится непосредственно в кассу организации, оказывающей услуги IP-телефонии, то она отражается проводками:

  • дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса" - отражена выдача денежных средств под отчет;
  • дебет счета 76 кредит счета 71 - на основании авансового отчета отражено внесение денежных средств в виде абонентской платы (аванса, предоплаты) организации, оказывающей услуги IP-телефонии.

Примечание.

Необходимо обратить внимание на то, что проводка вида: дебет счета 60 кредит счета 71 не предусмотрена действующим Планом счетов, так как в общем случае расчеты с поставщиком не классифицируются как административно-хозяйственные или операционные расходы, и не ведутся через подотчетных лиц. Возможность расчетов с организацией, предоставляющей IP-услуги, наличными средствами через подотчетных лиц, следует предусмотреть в приказе об учетной политике (например, в исключительных случаях, чтобы избежать, например, отключения).

При этом следует помнить об установленном с 21 ноября 2001 года Указанием Центробанка РФ № 1050-У от 14 ноября 2001 года предельном размере расчетов наличными средствами между юридическими лицами - 60 000 рублей по одной сделке (согласно статье 154 НК РФ сделка - это один заключенный договор).

Оплата услуг IP-телефонии путем приобретения телефонных карт

Спецификой IP-телефонии является возможность проведения предоплаты путем приобретения распространяемых через отделения связи телефонных карт. Купив телефонную карту определенного номинала, дающую право ведения IP-переговоров, покупатель сообщает IP-оператору пароль, указанный на ней (например, номер, серию или специальный зашифрованный код). После проверки оператором для абонента открывается своеобразная "кредитная линия", и он может вести телефонные переговоры до тех пор, пока не исчерпает кредит, равный стоимости карты.

Приобретение телефонной карты осуществляется через подотчетных лиц и отражается проводкой:

  • дебет счета 71 кредит счета 50 - отражена выдача денежных средств под отчет для приобретения телефонной карты.

Если приобретена так называемая пополняемая телефонная карта (на открываемый с ее помощью лицевой счет предприятие сможет в последствии перечислять авансы, то есть осуществлять ее пополнение), или телефонная карта большого номинала, или телефонные карты для нескольких сотрудников организации, то по авансовому отчету подотчетного лица они могут быть оприходованы в кассу как денежные документы проводкой:

  • дебет счета 50, субсчет "Денежные документы" кредит счета 71 - оприходованы телефонные карты.

Дальнейшая их выдача под отчет и использование для проведения телефонных разговоров с отнесением их стоимости в состав общехозяйственных расходов отражается проводками:

  • дебет счета 71 кредит счета 50, субсчет "Денежные документы" - отражена выдача телефонной карты подотчетному лицу;
  • дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" кредит счета 71 - отражено использование телефонной карты на проведение телефонных переговоров производственного характера в составе общехозяйственных расходов.

В случае если карта приобретена в сети розничной торговли и счет-фактура отсутствует, выделить НДС и возместить его из бюджета невозможно.

Если карта приобретена непосредственно в офисе компании, оказывающий услуги IP-телефонии, и продавец выписал счет-фактуру, то выделить НДС и предъявить его в качестве налогового вычета предприятие будет иметь право.

Проводки при этом могут быть следующими:

  • дебет счета 71 кредит счета 50 - отражена выдача денежных средств под отчет для приобретения телефонной карты непосредственно у организации, оказывающей услуги IP-телефонии;
  • дебет счета 50, субсчет "Денежные документы" кредит счета 71 - подотчетным лицом приобретена телефонная карта у организации, оказывающей услуги IP-телефонии;
  • дебет счета 60 кредит счета 50, субсчет "Денежные документы" - на основании пароля начато использование телефонной карты (открыт кредит).

В последний день месяца, на основании счета оператора, оказывавшего услуги IP-телефонии, и расшифровки телефонных переговоров, следует выполнить проводки:

  • дебет счета 26 кредит счета 60 - отражена стоимость услуг оператора IP- телефонии по телефонным переговорам;
  • дебет счета 19 кредит счета 60 - на основании счета - фактуры отражен НДС;
  • дебет счета 68 кредит счета 19 - предъявлен НДС в качестве налогового вычета по телефонным переговорам производственного характера.

Списание услуг IP-телефонии, учтенных на счете 26, осуществляется в соответствии с методом, заложенным в учетную политику организации.

При этом возможно выполнение следующих проводок:

  • дебет счета 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж" кредит счета 26 - списаны услуги IP-телефонии в составе качестве условно-постоянных расходов или:
  • дебет счета 20 "Основное производство" кредит счета 26 - стоимость услуг IP-телефонии отнесена в состав затрат основного производства с последующим списанием со счета 20 в дебет счетов 43 "Готовая продукция", 40 "Выпуск продукции (работ, услуг), 90.

Для списания услуг IP-телефонии на себестоимость организации необходимо иметь договор с организацией, оказывающей соответствующие услуги, акт приемки - передачи услуг, выписку (расшифровку) оператора о соединениях, акт руководителя или его визу на выписке (расшифровке), подтверждающую, что телефонные переговоры носили производственный характер.

Отнесение стоимости телефонных карт, приобретенных в сети розничной торговли, на себестоимость для целей налогообложения, при отсутствии договора и акта приемки-передачи услуг в письменной форме зачастую вызывает вопросы со стороны контролирующих органов. Нужно сказать, что в сети розничной торговли продаются обычно карты малого номинала, и приобретая их, подотчетное лицо в момент покупки участвует в публичном договоре (статья 426 ГК РФ).

Предложение оператора IP-телефонии оказать соответствующие услуги связи в отношении каждого, кто к ней обратится, находится на веб-сайтах в Интернете, в рекламных каталогах, прайс-листах, в рекламных письмах, иногда - на обороте телефонных карт. Такое предложение услуг связи, обращенное к неопределенному кругу лиц, признается публичной офертой (пункт 1 статьи 494 ГК РФ).

Публичный договор о предоставлении услуг связи считается заключенным в момент совершения покупки, так как совершение лицом, получившим оферту (предложение) действий по выполнению условий договора, в частности, по уплате соответствующей суммы за телефонную карту, считается акцептом (полным и безоговорочным принятием лицом условий договора). Это следует из смысла статьей 437 и 438 ГК РФ, следовательно, приобретение телефонной карты в сети розничной торговли без договора и акта приемки-передачи не может в последствии влиять на порядок отнесения расходов по телефонным переговорам при условии наличия доказательств их производственной направленности.

В случае, если телефонные переговоры носили не производственный характер (например, работник по разрешению руководителя пользовался услугами IP-телефонии в личных целях), то возмещение понесенных предприятием расходов по телефонным переговорам следует отразить проводками:

  • дебет счета 26 кредит счета 60 - отражена стоимость услуг оператора IP-телефонии по телефонным переговорам производственного характера;
  • дебет счета 19 кредит счета 60 - на основании счета - фактуры отражен НДС по телефонным переговорам производственного характера;
  • дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 60 - отражена стоимость услуг оператора IP- телефонии по телефонным переговорам не производственного характера;
  • дебет счета 73 кредит счета 19 - отражен НДС по телефонным переговорам непроизводственного характера, подлежащий возмещению работником.

Задолженность работника, сформированная на счете 73 и представляющая собой стоимость личных телефонных переговоров, осуществленных при помощи IP-телефонии, и соответствующей доли НДС, может быть погашена удержанием из заработной платы или внесена в кассу.

При этом следует выполнить следующие проводки:

  • дебет счета 70 кредит счета 73 - отражено удержание из заработной платы работника стоимости телефонных переговоров личного характера;
  • дебет счета 50 кредит счета 73 - отражено внесение в кассу долга работника за проведенные им телефонные переговоры личного характера.

В заключение отметим, что, несмотря на качественное изменение характера услуг связи, предоставляемого IP-телефонией, возникающие расходы отражаются в учете в соответствии с правилами, традиционно применяемыми для отражения услуг связи.

Оригинальная версия статьи