Источник: ''Бюро правовой информации''Николай Архипцев, юрист
Оформление трудовых отношений в надлежащей форме является необходимой гарантией защиты интересов как работника, так и работодателя. Но трудовая деятельность регулируется не только договором, но и множеством иных документов. О некоторых наиболее существенных требованиях к ним пойдет речь в статье.
Условно документы, используемые сторонами трудовых отношений при их оформлении можно разделить на несколько групп в зависимости от конкретных правоотношений, возникающих в сфере трудового права между работником и работодателем: документы, оформляющие прием, перевод, переобучение, повышение квалификации, увольнение и т.д.
Так как правоотношения в сфере трудового права базируются на принципах свободы договора, формально-юридическом равенстве сторон и свободе их волеизъявления, то, как правило, каждому конкретному правоотношению соответствуют документы различных источников (например, при увольнении кладовщика по собственному желанию (статья 80 ТК РФ) присутствуют как документы со стороны работника - заявление, так и со стороны работодателя - приказ об увольнении, так и совместный документ - акт сдачи-приемки материальных ценностей).
Первой группой документов, оформляющих трудовые отношения, являются акты, касающиеся приема на работу и заключения трудового договора (контракта). К таким документам относятся: заявление о приеме на работу, гарантийное письмо (письмо о переводе), трудовой договор, приказ (распоряжение) о приеме на работу, анкета (личный листок), автобиография, Правила внутреннего трудового распорядка организации, должностная инструкция, иные локальные акты организации. Особняком стоят документы, оформляющие отказ в принятии на работу.
Заявление о приеме на работу пишется непосредственно на имя руководителя организации и должно содержать ряд сведений: фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии, должности, специальности, указание на квалификацию (например, разряд слесаря), место работы (структурное подразделение), дату начала работы, режим рабочего дня (смены) - в случаях установления отличного от общего в организации распорядка трудового дня (смены), величину заработной платы, срок действия договора (для срочных трудовых договоров - статья 59 ТК РФ), продолжительность испытательного срока, дату написания заявления, подпись работника.
Целесообразно также сразу же в заявлении отдельным абзацем с датой и подписью работника указывать на факт ознакомления работника с Правилами внутреннего трудового распорядка организации (далее - Правила). Новый ТК РФ дает определение Правил (статья 189 ТК РФ) и прямо предписывает регулировать целый ряд важнейших отношений нормами этого локального акта, например, отношений, касающихся режима рабочего времени и времени отдыха (статьи 91, 100-104, 119 ТК РФ). Иногда работодатели подменяют Правила так называемыми Положениями о персонале (далее - Положениями). Хотелось бы сразу указать, что, во-первых, ТК РФ не содержит никаких упоминаний о таком локальном нормативном акте, а, напротив, однозначно указывает на Правила (ст. ст. 15, 21, 22, 56 и другие статьи ТК РФ) и обязывает стороны трудовых отношений подчиняться в своих отношениях именно Правилам. Во-вторых, по своему содержанию Положение должно будет практически повторять те или иные нормы Правил, ибо простор для локального нормотворчества в трудовом праве ограничен законодательно. В-третьих, каково бы то ни было искушение работодателя записать в Положение нечто "закручивающее гайки" в отношении работников, он не сможет этого сделать, так как законодательство налагает прямой запрет на условия труда, ухудшающие положение работника по сравнению с законодательно закрепленными (ст. 8 ТК РФ). Таким образом, если до 1 февраля 2002 года существование Положений в какой-то мере оправдывалось достаточно сложной и неудобной для работодателя процедурой принятия Правил (на общем собрании (конференции) трудового коллектива), то сейчас ТК РФ позволяет сделать это приказом (распоряжением) работодателя при условии учета мнения представительного органа работников (статья 190 ТК РФ). Вследствие изложенного правовая природа и юридическая сила Положения представляется сомнительной.
В связи с введением возможности диспозитивного характера формы оплаты труда (статья 131 ТК РФ) работодатель, имеющий желание частично выплачивать зарплату работнику в неденежной форме, должен озаботиться тем, чтобы работник указал в своем заявлении о желании получать зарплату в неденежной форме, характер (содержание) неденежной формы, и размер неденежной формы (не более 20%). В противном случае работодателю в случае возникновения спора будет довольно трудно доказать соответствие неденежной формы оплаты труда добровольному волеизъявлению работника. Условие об испытании должно быть включено в заявление работника, так как его назначение законодатель относит к решению сторон (ст. 70 ТК РФ). В случаях отсутствия в заявлении указания на срок испытания работодатель вряд ли сможет доказать двусторонний характер волеизъявления по этому поводу, а, следовательно, условие об испытании, содержащееся в трудовом договоре, окажется неправомерным, что фактически делает невозможным увольнение работника как не выдержавшего испытания (ст.71 ТК РФ).
Дата написания заявления, как правило, предшествует или совпадает с датой выхода приказ о приеме на работу. Недопустимо принимать заявление, датированное числом, следующим за датой приказа. В этом случае у работника появляется возможность в последующем оспаривать часть условий трудового договора, ссылаясь на то, что заявление было написано под давлением работодателя, подтверждением чего и будет служить "неправильная" дата.
Подпись работника под заявлением, так же как под трудовым договором носит характер почти неоспоримого доказательства того, что изложенное в заявлении является добровольным волеизъявлением конкретного работника.
Трудовой договор (ст. 56 ТК РФ) достаточно подробно урегулирован ТК РФ (раздел III). В отличие от КЗоТ РФ в новом кодексе указан подробный перечень существенных условий договора, при отсутствии которых или при ухудшении содержания этих условий законодательно установленным трудовой договор будет считаться недействительным полностью или частично.
При заполнении трудового договора целесообразнее предлагать самому работнику заполнять свой трудовой договор. Помимо чисто психологического воздействия - человек всегда лучше запоминает написанное им самим - работодатель таким способом лишает нечестного работника ссылаться на незнание тех или иных пунктов (трудовые обязанности, должность, структурное подразделение, режим рабочего дня и т.д.) или оспаривать содержание этих пунктов, ссылаясь на то, что они были дописаны (допечатаны) работодателем после подписания работником договора.
Анкета (Личный листок по учету кадров) заполняется собственноручно работником, как правило, одновременно с заключением трудового договора. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением Личной карточки работника (Личной карточки государственного служащего), форма которой утверждена постановлением Госкомстата России от 04.06.01 № 26, и которую ведут работники отдела кадров (службы персонала) на каждого работника, как и заполнение формы Т-2*ВУР на военнообязанных.
Статья 86 ТК РФ пунктом 5 запрещает работодателю получать и обрабатывать сведения о членстве работника в общественных объединениях (каковыми являются профсоюзы), за исключением случаев, предусмотренных законом. По-видимому (законодательной практики еще нет), таким случаем является закрепленная ст. 373 ТК РФ обязанность работодателя уведомлять профсоюзную организацию об увольнении работника по пункту 2, подпункту "б" пункта 3, и пункту 5 статьи 81 ТК РФ, в противном случае (если работник не предоставил сведений о членстве в профсоюзе) работодатель фактически лишается возможности выполнить законодательную обязанность.
В ряде случаев предоставление персональных данных обеспечено законодательно и отвечает интересам государства (например, данные военнообязанных предоставляются в соответствии с комплексом правовых актов, касающихся военной службы и мобилизации), в других - предоставление данных необходимо работодателю для выбора правильной линии поведения в отношении работника: например, отсутствие у работодателя сведений о наличии у работника одного высшего образования, вынудит первого оплачивать учебные отпуска второго при получении им нового высшего образования, хотя закон (ст. 177 ТК РФ) позволяет этого не делать, а отсутствие телефонов и адресов работника и его близких родственников не позволит своевременно найти работника, например, в случае отсутствия на рабочем месте или при проведении мероприятий по увольнению по пункту 2 статьи 81 ТК РФ.
Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку предоставленных работником в анкете сведений.
В процессе оформления работника его необходимо знакомить и с различными локальными актами организации, как общими для всех работников организации, так и теми, положения которых будут относиться к работнику в связи с характером выполняемой им работы.