При форс-мажорных обстоятельствах может случиться всякое. Куплены билеты, оплачена виза, а командировка не состоялась. Или того хуже - работник не может вернуться из командировки домой. Необычная ситуация. Как отразить "потерянные" расходы в бухгалтерском и налоговом учете?
Командировка отменена или отложена
Начнем с того, что не все расходы могут быть потеряны. Например, при отмене рейса деньги за билеты может вернуть авиакомпания. Или же авиакомпания может перерегистрировать билет на другой рейс, или отправит пассажира рейсом другой авиакомпании.
Но это о расходах на перелет. А если были расходы, которые никто не возместит, например стоимость визы, которая просрочена? В этом случае, по нашему мнению, в бухгалтерском учете расходы по оплате просроченной визы можно отнести на расходы по обычным видам деятельности, конечно, в том случае, если виза была приобретена для осуществления именно обычных видов деятельности. В целях налогообложения эти расходы, считаем, также можно учесть. Почему? Ответ прост - они связаны с производственной деятельностью и согласно пункту 1 Положения о составе затрат их можно включить в налоговую себестоимость.
Командированный в пути
Представим такую ситуацию. Пассажир находится в воздухе. Здесь пассажир российских авиалиний должен знать Международные правила воздушных перевозок пассажиров, багажа и грузов. В случае изменений в перевозке (в отсутствии просьбы пассажира) все возникшие расходы несет авиакомпания-перевозчик. Это и расходы по размещению в гостиницах, обеспечению питанием, пользованием средствами связи, наземным транспортом при переезде в аэропорт и из аэропорта до того времени. Обязанность компании - доставить пассажира в пункт назначения за свой счет.
Что оплачивает работодатель?
Что же работодатель должен сделать для своих сотрудников?
Если форс-мажорные обстоятельства застали работника в месте назначения командировки, то командировочные им должны оплачиваться по-прежнему за все время нахождения в командировке, в том числе вынужденное. Статьей 116 КЗоТ РФ предусмотрено право работников, принятых на работу по трудовому договору, на возмещение расходов и получение иных компенсаций в связи со служебными командировками. При этом работникам гарантируется оплата: суточных за время нахождения в командировке; расходов по проезду к месту назначения и обратно; расходов по найму жилого помещения.
Мало ли что может случиться с работником при форс-мажорных обстоятельствах? Например, болезнь.
Напомним, что если болезнь застанет работника в командировке по территории России, ему возмещаются расходы по найму жилья, выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к исполнению служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства. Здесь нужно сказать о двух исключениях. Если работник находится на стационарном лечении, то расходы по найму жилья на этот период ему не возмещаются. При болезни в командировке суточные должны выплачиваться не более двух месяцев (ведь и сама командировка не может превышать 40 дней). Эти условия перечислены в п.16 Инструкции №62от 07.04.1988 "О служебных командировках в пределах СССР".
За период болезни выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни болезни в срок командировки не включаются. Временная нетрудоспособность и невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть удостоверены медицинским учреждением. Заработная плата пересылается работнику по его просьбе за счет предприятия, которым он командирован (п. 9 Инструкции 62).
Для командированных за границу действуют "Правила об условиях труда советских работников за границей" (Постановление Госкомитета Совмина СССР по труду и зарплате №365 от 25.12.74). п.9 Правил сказано, что Если работник задержался в пути следования по иностранной территории для выполнения служебного поручения или по другим не зависящим от него причинам продолжительностью более суток, то суточные за время задержки выплачиваются в инвалюте по нормам, установленным для страны, где производится выплата. В случае заболевания в пути работника за время вынужденной в связи с этим задержки ему выплачиваются суточные, но не более чем за 4 месяца. Остальные расходы возмещаются в общем режиме по загранкомандировке.
Чтобы не было проблем с налоговой...
...необходимо издать приказ о продлении командировки. Приказ будет являться основанием для возмещения всех расходов работнику. Кроме того, командированному следует позаботиться о получении официальных документов от перевозчика о том, что рейсы были отменены, перенесены, задержаны и т.п.
Если есть приказ, то даже в том случае, если транспортная компания откажется нести затраты по доставке работника в пункт назначения в полном размере, их можно отнести на себестоимость продукции и в целях бухгалтерского и в целях налогового учета. Ведь, если командировка в производственных целях (а иначе это не будет командировкой), то расходы по проезду до места командировки и обратно должны быть включены в себестоимость продукции. Заметим, что норм для таких расходов подпунктом "и" пункта 2 Положения о составе затрат не предусмотрено.
Сложнее с расходами на проживание, если авиакомпания их не возместит. Хорошо, если подтверждающие документы будут. Если же нет - то на себестоимость, к сожалению, можно отнести только по нормам, установленным для данной страны пребывания с 1 июля 2001 г. приказом Минфина РФ от 11 июля 2001 г. N 51н. Но это, как правило однокомнатный (одноместный) номер в гостинице среднего разряда.
Стоимость утраченного или поврежденного личного имущества возмещает транспортная компания. Работодатель может оказать работнику по его заявлению лишь материальную помощь.
В случаях, когда работник работает не по трудовому контракту, а по договору гражданско-правового характера, возмещение командировочных расходов работодатель производить не обязан. Взаимоотношения по данным договорам определяются не КЗоТом, а гражданским кодексом. И поездка этого работника не будет являться командировкой. Поэтому гарантии и компенсации обусловленные ст. 116 КЗоТ, такому работнику не полагаются. Возмещение подобных затрат может быть обусловлено только в договоре, а в нем, как правило, подобные затраты, связанные с терактами (в виде форс - мажора) не предусматривают.
Фомичева Л. П.,Руководитель департамента бухучета и аудита КА "Форум", тел. (095) 728-82-40, 8-902-613-0053E-mail: l_fom@mail.ruОпубликовано в "Учет. Налоги. Право." № 34/2001