В настоящее время остро встал вопрос о необходимости выбора методологии ведения карточек лицевого счета (л/с) налогоплательщика в различных автоматизированных информационных системах, используемых в территориальных налоговых инспекциях МНС РФ.
Учитывая, что основной центр сбора налогов и других обязательных платежей находится в территориальных инспекциях МНС РФ, которых в структуре министерства более 3 тысяч, и работа по ведению оперативно-бухгалтерского учета осуществляется в каждой из них, то актуальность вопроса очевидна.
Предлагается на базе используемых в практике налогообложения методик найти оптимальную методологию для ее последующего использования в практике налоговых инспекций. Основными критериями оптимальности методологии выбраны:
1. Соответствие методики ведения лицевого счета законодательной базе.
2. Возможность использования результатов ведения лицевого счета для подразделений инспекции, выполняющих другие функции, не связанные с оперативно-бухгалтерским учетом.
3. Простота и удобство применимости методологии и ее надежность при технической реализации.
Центральное место в автоматизированном контроле и учете поступления налогов и сборов в бюджеты различных уровней играет подсистема оперативно-бухгалтерского учета (или подсистема лицевых счетов). Эффективное автоматизированное ведение лицевых счетов во многом зависит от идеологии, заложенной в эту сложную подсистему разработчиком - проектирование и разработка системы должны быть выполнены в соответствии с требованиями заказчика, качественно тестироваться и сопровождаться. Остановимся на двух факторах, которые даже с хорошей подсистемой оперативно-бухгалтерского учета могут радикально повлиять на эффективность ее эксплуатации.
Первый - сложность ведения лицевых счетов налогоплательщика из-за возрастающего количества записей в базах данных лицевых счетов и переход на неизменное сальдо в начале календарного года.
Второй - несовершенство Инструкции №26 от 15.04.94г. "О порядке ведения в государственных налоговых инспекциях оперативно - бухгалтерского учета налогов, сборов, пошлин и других обязательных платежей" (в ред. Приказов Госналогслужбы РФ от 01.09.95г. № ВГ-3-13/59, от 20.11.95г. № ВГ-3-13/80) в части ее реализации в информационно-поисковых системах для инспекций МНС РФ.
Если попытаться найти оптимальную методику ведения системы оперативно-бухгалтерского учета, то учет этих факторов, по-видимому, и должен стать определяющим фактором. Для этого воспользуемся методом экспертных оценок - простым и понятным средством аналитического исследования. Остановимся с его помощью на изучении поставленной задачи.
Последний фактор порождает два различных подхода и, как следствие, технологию автоматического ведения лицевого счета либо по дате записи, либо по сроку уплаты налоговых платежей.
Методика по дате записи
Порядок ведения карточек лицевых счетов по формам 1, 4 и 6, утвержденный Инструкцией № 26, обязывает соблюдать хронологию в соответствии с датой записи в карточку лицевого счета. Данный подход рождался из ручного способа ведения учета и отражением записи о проведенной операции в соответствующем бланке карточки в 1993-94 гг. Рассматриваемый способ является трудоемким для налогового инспектора при проведении сторнирующих операций. Это проявляется в сложности проведения расчета текущих составляющих лицевой карточки. Если рассматривать хронологию по сроку уплаты, то налоговый инспектор избавляется от необходимости переписывания бланка карточки. На этом экономится не только время инспектора, но и исключается возможность внесения ошибок. Однако, произвести расчет итоговых составляющих без выстраивания операций по сроку уплаты на черновике инспектор не сможет ни в сумме начисляемой пени, ни в сторнируемой пени.
Методика по сроку уплаты
Построение карточки по сроку уплаты делает прозрачным связи между операциями, которые являются уточняющими друг к другу. Они позволяют инспектору однозначно определить ту часть лицевого счета, которая должна быть пересчитана. При этом, рассмотрение проблемы хронологии по дате записи или по сроку уплаты затрагивает вопрос о "неизменном сальдо". В конце календарного года работник отдела оперативно-бухгалтерского учета обязан закрыть карточку лицевого счета и выставить сальдо предприятию на начало следующего года. В рамках ручного ведения оперативно-бухгалтерского учета операция выставления сальдо является разовой и в дальнейшем проводиться не должна. Однако, возможность проведения сторнирующих или уточняющих операций за прошлые годы дает возможность отказаться от постоянного сальдо при ведении лицевого счета по сроку уплаты.
Согласно сведениям четырех московских налоговых инспекций объем баз данных лицевых счетов в каждой из этих ИМНС только за первый квартал 2001 г. составил 800-1200 тыс. записей, что к концу года приведет к объему не менее 3000-3500 тыс. Для сравнения: за весь 2000г. количество записей в аналогичных базах не превышало 400 тысяч. Все платежи за предыдущие периоды накапливаются в базах данных 2001г., существенно увеличивая их. Большие объемы баз данных требуют в первую очередь повышенной надежности и оптимизации скорости работы с ними при расчете пеней, сальдо и недоимки по налогам, переиндексации данных, архивации и прочее. В дальнейшем потребуется делить базы на физически разные таблицы и перестраивать систему отчетности. Базы данных оперативно-бухгалтерского учета неизбежно будут расти как снежный ком еще и потому, что в методике "по дате записи" должны храниться неизменными сальдо по всем счетам на конец каждого месяца. Прогноз на увеличение затрат уже подтверждается первым кварталом и до конца года может идти по экспоненте, так как при решении текущих проблем нельзя останавливать работу инспекций ни на один день. Нельзя пренебречь и тем фактом, что один и тот же налогоплательщик, имея положительное сальдо недоимки и переплаты в разные бюджеты, "умудряется" остаться недоимщиком для налоговых органов. Следовательно, как и раньше требуется такое же время на решение организационных вопросов и с ним. Все это заставляет думать о том, что для успешной работы подсистемы оперативно-бухгалтерского учета важно обеспечить простоту и ясность начислений в лицевом счете плательщика, сокращать по возможности количество записей. Таким образом, требуется реинжиниринг действующих систем, что займет немало времени.
Рассмотрим достоинства и недостатки двух подходов (табл. 1):
- ведение лицевого счета по дате записи;
- ведение лицевого счета по сроку уплаты.
Таблица 1/таблица составлена по результатам опроса мнения сотрудников ИМНС РФ/
| ||||||||||||||||||||||||||||
Анализ, приведенных выше достоинств и недостатков каждой методики, дает возможность сделать важный вывод: желательно предоставлять налоговому инспектору лицевые счета плательщиков, как по дате записи, так и по дате начисления. В разные моменты работы удобно представление данных в разных формах. Если это действительно так, то возникают следующие вопросы:
1. Существует ли методология работы с лицевыми счетами, соединяющая в себе достоинства обоих подходов?
2. Возможно ли ведение двух идентичных баз данных лицевых счетов, но с разными принципами?
3. Если оба подхода невозможны одновременно, то на каком остановиться и как справиться с недостатками, присущими только ему?
Ответ на первый вопрос прост. Такой методологии никем не предложено, хотя именно такая методология устранила бы почти все недостатки.
На второй вопрос ответ отрицательный. Вряд ли целесообразно вести две идентичные базы данных, одна из которых нужна, как правило, для автоматического составления отчетов перед вышестоящим налоговым органом, а другая, в основном, для повседневной работы. Нет гарантии надежности сопровождения двух таких почти идентичных баз данных по лицевым счетам с миллионами записей, но с различным алгоритмическим обеспечением. Возникает вопрос - по каким базам данных делать выверку счетов плательщика налоговым инспекторам: по тем, которые ведутся по срокам уплаты или по датам записи? Но самое главное заключается в том, что возникает два разных алгоритмических блока расчетов, результатом которых должен быть один и тот же результат - состояние отношений налогоплательщика и бюджетов.
При поиске ответа на третий - важно опираться только на действующие нормативные документы. В инструкции №26 определено: "Все записи в книгах и на бланках учета производятся чернилами или пастой шариковой ручки в хронологическом порядке и на основании соответствующих документов...". Это говорит о том что, ведение лицевых счетов по дате записи должно производится только вручную. Об автоматизированном ведении лицевых счетов в инструкции №26 написано следующее: "По мере оснащения государственных налоговых инспекций средствами вычислительной техники учет, контроль и составление отчетности о поступлении налогов и других платежей в бюджет автоматизируются. В рамках АИС налоговой службы (АИС "Налог") создаются автоматизированные рабочие места работников по учету налогов государственной налоговой службы, которые обеспечивают оперативный учет поступлений налогов и других платежей в бюджет, ведение лицевых счетов налогоплательщиков ...". Большего с 1995 г. об автоматизированном ведении счетов ничего не сказано. Таким образом, нет требования ведения лицевых счетов в порядке записи при автоматизированном учете. Более того, при ручном учете возможен только хронологический порядок ведения лицевых счетов. Именно под него писалась 6-7 лет назад Инструкция №26. В противном случае инспектору каждый раз пришлось бы переписывать лицевую карточку при внесении в неё новых операций по начислениям или поступлениям налогов. Поэтому, во времена ручного ведения лицевых счетов (при отсутствии сетей и компьютеров в достаточном объеме в налоговых органах) актуальность сторнирования не вызывала сомнений. На сегодняшний день, когда значительно возросли объемы работ, невозможно обойтись без информационных технологий. Почему же для все более совершенной техники нужно слепо использовать старые подходы, не задумываясь об оптимизации и удобстве работы налоговых инспекторов в территориях? Кажется, что постепенно главная задача оперативно-бухгалтерского учета трансформировалась в контроль вышестоящих налоговых органов над нижестоящими в виде удобной им отчетности и неизменности сальдо на конец месяца. Контроль же над налогоплательщиком стал слишком сложным, затратным и неэргономичным.
При всем этом еще раз уточним, что такие плюсы ведения счетов по дате записи как:
- отсутствие необходимости переписывания бланка карточки при проведении сторнирующих операций (т.е. невозможность искажения какой-либо записи и наличие постоянного сальдо) и работа только с текущим годом (закрытие лицевых счетов прошлых лет), утрачивают свое значение в связи с использованием автоматизированной системы оперативно-бухгалтерского учета;
- сохранение точной хронологии проводимых операций и неизменность отчетных составляющих за прошлый период могут быть учтены с помощью программного обеспечения в виде различных справочных и настроечных форм.
Если в качестве определения основной задачи ведения лицевых счетов налогоплательщиков признать установление законного баланса платежей между плательщиком и бюджетами, то в качестве возможной технологии ведения лицевых счетов налогоплательщиков разумно взять ту, которая имеет больше достоинств и удобств. К ней относится методика по срокам уплаты, основным достоинством которой являются простота и технологичность. Методика по дате записи может остаться в налогообложении, как аналог для ручной работы.
Опыт последних 8-10 лет показал, что бедой многих АИС явился прямолинейный перенос "ручных" функций производственного процесса в компьютер. Слепая автоматизация ручных технологий в налогообложении вредна, если основывается только на принципах приема и обработки данных, представляемых специалистами предметной области. Методологи и не должны знать специфики разработки схем баз данных или принципов проектирования систем с учетом нормализации. Они не отвечают и за технологичность автоматизируемых процессов. Именно поэтому важнейшая задача разработчиков АИС - проводить в жизнь только эффективные решения. Только на стыке методологии и технологии проектирования, разработки и сопровождения можно построить эффективную АИС. Ее задача - взять на себя большую часть технической рутинной работы, высвободив время для аналитического труда. При этом высший профессионализм разработчиков - выбрать и предложить высокотехнологичное решение, не нарушая методологии заказчика работ. Это должно приводить к модификациям тех устаревающих нормативных и методических документов, которые лежали в основе техзаданий на систему. К сожалению, этому почти нигде не учат и есть множество неудачных примеров, порожденных отсутствием этой интеграции.
Анализируя вышеперечисленное, можно сделать следующие основные выводы.
1. По ведению лицевых счетов:
- наиболее простым и технологичным методом ведения лицевых счетов налогоплательщика является методика по срокам уплаты.
- методологическое обеспечение задачи ведения лицевых счетов налогоплательщика (Инструкция №26) требует учета компьютерных технологий и решения вопроса минимизации затрат налоговых инспекций на ее решение.
2.По методологической работе налоговых органов:
- основным критерием выбора той или иной методологии должны остаться функциональные обязанности МНС РФ и его структурных подразделений в сочетании с простотой и ясностью.
- необходима большая целевая программа по переводу и адаптации к автоматизированному учету всех нормативных документов МНС РФ, используемых в работе налоговых органов.
Хотелось бы услышать аргументированное мнение методологов и практиков налогообложения о поставленной проблеме. Возможно, конструктивная дискуссия по этой проблематике подскажет правильный путь развития подсистем оперативно-бухгалтерского учета и других интегрированных с ней модулей. Это важно не только в разработке новых АИС, способствующих повышению производительности, но и для определения правильного пути развития налоговых органов, как одного из механизмов учета и контроля за поступлениями обязательных платежей в бюджет.