Источник: "Семинар для бухгалтера" № 7, 2007Лектор семинара: А. Ю. Дружинина
На самом деле, аудиторская проверка – вещь достаточно полезная. Правда, порой бывает так, что после аудита прошлые периоды приходится пересчитывать... Зато впоследствии можно не бояться проверок налоговой или трудовой инспекции. Потому как есть уверенность, что все рассчитано правильно. В данном конспекте мы записали для вас основные нарушения, которые, по мнению лектора, допускают организации. Все эти нарушения касаются учета заработной платы и других начислений в пользу работника.
Прежде всего хочу вас предостеречь от довольно распространенной ошибки. Некоторые организации не ведут табель. Это неправильно. Табель – основной документ для расчета заработной платы работникам. Поскольку он фиксирует, сколько времени фактически отработал каждый сотрудник. Необходимость ведения табеля прямо следует из статьи 132 Трудового кодекса РФ. И при проверке расчета зарплаты налоговый инспектор от вас в первую очередь потребует именно этот документ.
Напомню, что табель учета рабочего времени составляется ежемесячно по форме № Т-12 или № Т-13. Обе формы предусмотрены Альбомом унифицированных форм первичных документов, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Табель составляется в одном экземпляре и подписывается работником, который на это уполномочен. Таковым может быть бухгалтер, работник отдела кадров, рядовой сотрудник. Кроме ответственного лица табель должен также подписать руководитель организации и работник кадровой службы.
Теперь об ошибках при заполнении табеля. Зачастую забывают проставлять отметки о командировке. Обратите на это внимание, иначе сотруднику может быть неправильно рассчитана зарплата. Также в табеле нужно проставлять отметки о болезни или отпуске.
– Анна Юрьевна, а вот у нас есть внутренние совместители. Что ставить в табеле такому работнику, если он направлен в командировку по основной должности?
– По основной должности вы делаете отметку о командировке, ставите букву «К». А по совмещаемой должности оформляете ему на эти дни отпуск за свой счет. Соответственно, по строке «Совместители » указываете код «ДО » (Форма № Т-13 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.).
Если работник задержался на работе, то в табеле ставите столько часов, сколько он реально отработал. Например, не восемь часов в день, а десять. Правда, учтите, что в этом случае должен быть документ, который подтверждает, что сотрудник перерабатывает по инициативе работодателя (Статья 99 Трудового кодекса РФ). Тогда дополнительные часы работы оплачиваются.
– А если сотрудник отработал в день 10 часов 15 минут? Как указывать в табеле – округлять до 10 часов или нет?
– Округлять до целых чисел не обязательно. Вы можете проставить в табеле дробное число – 10,25 часа.
Учтите, если в табеле нет сведений о сверхурочных часах работы, то их оплату налоговики могут признать необоснованной. Соответственно, они будут исключены из облагаемой базы по налогу на прибыль.
Еще один немаловажный момент. Все отметки в табеле о неявке на работу должны быть сделаны только на основании документов: больничного листа, приказа на командировку и др. Отметки в табеле без подтверждающих документов недействительны.
Закрывать табель нужно в конце месяца последним рабочим днем. Те организации, которые табель закрывают до окончания месяца, делают ошибку.
– Анна Юрьевна, а если табеля нет совсем, какие могут быть штрафные санкции?
– Если табеля не окажется, то организации придется заплатить штраф по пункту 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ за отсутствие первичных документов. Размер штрафа – 5000 рублей. На это указывает и арбитражная практика, например постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 ноября 2005 г. № А56-14249/2005.
Теперь о том, как считать дни неиспользованного отпуска для выплаты компенсации, если сотрудник увольняется. Здесь правила такие. Первое: если сотрудник отработал на фирме в рабочем году от 11 до 12 месяцев, то ему выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска (Пункт 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).
К примеру, сотрудник проработал 11,5 месяца, после чего уволился. Ему положен отпуск 28 календарных дней. За время работы он отгулял 8 календарных дней. Значит, компенсация будет выдана за неиспользованные 20 календарных дней.
И второе правило. Если сотрудник отработал менее 11 месяцев, то ему выплачивается компенсация пропорционально отработанному времени. При этом дни неиспользованного отпуска считаются так. Количество полных отработанных месяцев умножается на коэффициент 2,33. Это если ежегодный отпуск 28 календарных дней. Если же он больше, тогда у коэффициента будет другое значение. Чтобы его определить, нужно количество дней ежегодного отпуска поделить на 12.
Обратите внимание, что если работник отработал менее половины месяца, то этот месяц в расчет не принимается. Если половину и более месяца, то считается, что он отработал полный месяц (Пункт 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).
Ошибки как раз делают при округлении. Некоторые вообще не округляют до целого месяца.
Чтобы вы могли лучше разобраться, давайте рассмотрим пример. Допустим, сотрудник был принят на работу 9 февраля 2006 года. Уволился – 24 мая 2007 года. Сотрудник отработал один полный рабочий год с 9 февраля 2006 года по 8 февраля 2007 года. За это время ему полагается ежегодный отпуск 28 календарных дней. С 9 февраля 2007 года по 8 мая 2007 года работник отработал три полных месяца. Период с 9 мая по 24 мая составляет 16 календарных дней, то есть больше половины месяца. Соответственно, этот период учитывается как полный месяц. Тогда общее количество неиспользованных дней равно: 28 к. дн. + 2,33 5 4 мес. = 37,32 к. дн.
– А я округляю количество неиспользованных календарных дней отпуска до целого числа. Это неправильно?
– Можно в этом случае округлять или нет, законодательство ответа не дает. Поэтому вы вправе принять собственное решение. Но если вы решите округлять до целых дней, то нужно это делать в пользу сотрудника, а не по правилам арифметики. Например, 37,32 календарного дня округляете до 38. Такая рекомендация дана в письме Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. № 4334-17.
– Анна Юрьевна, у меня такой вопрос. Если работник брал отпуск за свой счет, повлияет ли это на расчет дней, за которые платится компенсация при увольнении?
– Если отпуск за свой счет был 14 календарных дней или менее, то нет. А если более 14 календарных дней, то его надо исключить из времени, которое сотрудник отработал в рабочем году. Такова норма статьи 121 Трудового кодекса РФ. Учтите, что до 6 октября 2006 года действовала старая норма – 7 календарных дней. Согласно статье 121, вы также не учитываете период отпуска по уходу за ребенком до трех лет и время отсутствия на рабочем месте без уважительных причин.
До недавнего времени шли дебаты о том, обязательно ли за время командировки платить именно средний заработок. Дело в том, что в статье 167 Трудового кодекса РФ сказано, что за дни командировки средний заработок гарантируется. И многие считали, что раз гарантируется, значит можно и не платить. Поэтому командировку рассчитывали исходя из оклада. Главное, чтобы он был не ниже среднего заработка. Однако 5 февраля 2007 года вышло письмо Федеральной службы по труду и занятости № 275-6-0, которое расставило все точки над «i». В этом письме чиновники сделали вывод, что выплата заработной платы за время командировки противоречит трудовому законодательству. Соответственно, нужно платить средний заработок. Несмотря на то, что возможны варианты, когда средний заработок окажется меньше, чем заработная плата.
Таким образом, если сотрудник уехал в командировку, то за дни командировки ему нужно выплатить средний заработок. Напомню, как его рассчитывать. Для этого нужно зарплату за 12 предшествующих месяцев поделить на количество фактически отработанных дней. Такой порядок предусмотрен статьей 139 Трудового кодекса РФ.
– А если командировка на один день, тоже рассчитывать средний заработок?
– Да, Трудовой кодекс РФ не устанавливает минимальное количество дней командировки.
– У нас сотрудник был направлен в командировку на выходной день. Подскажите, как ему оплачивать этот день?
– Работа в выходные дни по распоряжению руководства оплачивается в двойном размере (Статья 153 Трудового кодекса РФ).
Либо сотруднику предоставляется дополнительный день отдыха и оплата в однократном размере. Бывает, что сотрудник работает в выходной во время командировки, потому что такой график работы принимающей организации. В этом случае выходной день ему оплачивается в обычном порядке. Но для этого должен быть документ, подтверждающий график работы предприятия.
Теперь хотелось бы обратить ваше внимание на такой момент. Это касается тех организаций, в которых работают внутренние совместители. Часто бухгалтер при расчете таким сотрудникам отпусков суммирует заработок за основную и совмещаемую работу. Так делать нельзя. Отпускные нужно рассчитывать отдельно по основной должности и по совмещаемой.
Поясню на примере.
Работник уходит в отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период 12 месяцев по основному месту работы он отработал полностью. За это время ему было начислено 238 000 рублей, а также 10 000 рублей как совместителю. Причем на условиях внутреннего совместительства он отработал 2 месяца.
Запишем расчет для основного места работы. Средний дневной заработок равен: 240 000 руб. : 12 мес. : 29,4 = 680,27 руб. Дальше умножаем его на количество календарных дней отпуска:
680,27 руб. 5 14 к. дн. = 9523,78 руб.
Рассчитали первую часть отпускных – за основную работу. Она равна 9523,78 рубля.
Теперь – по совмещаемой должности:
10 000 руб. : 2 мес. : 29,4 = 170,07 руб.
170,07 5 14 к. дн. = 2380,98 руб.
Как видите, средний дневной заработок в этом случае равен 170,07 рубля, а сумма отпускных – 2380,98 рубля.
Дальше складываем обе части отпускных:
9523,78 руб. + 2380,98 руб. = 11 904,76 руб.
Итого работник должен получить сумму отпускных, равную 11 904,76 рубля.
Пожалуйста, будьте внимательны с расчетом зарплаты тем сотрудникам, которые работают сверхурочно. Сверхурочные часы оплачиваются в следующем порядке: за первые два часа – не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном. Такова норма статьи 152 Трудового кодекса РФ. И ее нужно четко соблюдать. Как показывает практика, ошибки в основном делают организации, в которых применяется суммированный учет рабочего времени.
В чем здесь нюанс. Зарплата рассчитывается исходя из количества фактически отработанных часов. То есть все часы, которые работник отработал, оплачиваются в любом случае. Но вот то, что работник работал больше нормы, бухгалтер не всегда отслеживает. Получается, что переработка оплачивается в однократном размере.
Дело в том, что сверхурочные часы можно «увидеть», только если сравнить количество отработанных часов с нормой по производственному календарю. Сделать это нужно по окончании учетного периода, который установлен в организации. Таким периодом может быть, к примеру, месяц.
Допустим, в мае работник отработал 170 часов, а месячная норма по производственному календарю в мае – 167 часов. Значит, три часа он работал сверхурочно. Из них за первые два часа нужно дополнительно начислить половину тарифной ставки, а за один час – одну ставку. Другими словами, нужно использовать коэффициенты 0,5 и 1,0. Почему не 1,5 и 2,0? Потому что каждый час работы, в том числе и сверхурочные, уже оплачены в однократном размере.
И последнее. Предположим, работника попросили выйти на работу в праздничный день, хотя по графику у него этот день не рабочий. Как вы знаете, часы, отработанные в праздничный день, должны быть оплачены в двойном размере согласно статье 153 Трудового кодекса РФ.
Следовательно, из подсчета сверхурочных часов вы их исключаете. Таково решение Верховного суда РФ от 30 ноября 2005 г. № ГКПИ05-1341. Не забывайте об этом.