Источник: Семинар для бухгалтера № 6, 2007Лектор: ТАРАСОВА Наталья Александровна
Одна моя знакомая бухгалтер попросила уточнить, можно ли выдавать из кассы иностранную валюту на загранкомандировки. С ходу я на этот вопрос не ответила, а про себя решила, что нужно обязательно пойти на семинар по командировкам. В результате я узнала много полезной информации, с которой хочу познакомить и вас. Читайте ответы лектора на вопросы, заданные на этом семинаре. Надеюсь, они помогут вам избежать ошибок в работе.
- Наталья Александровна, разъясните, пожалуйста. В феврале наш сотрудник ездил в командировку в Санкт-Петербург. Деньги на командировку мы перечислили на его личный банковский счет. Аудиторы нам сделали замечание. Оказывается, так делать нельзя. Это правда?
- Действительно, переводить деньги на командировку на личные счета работников не стоит. Долгое время налоговики не обращали на это внимания. Они следили только за тем, чтобы организация не перечисляла подотчетные суммы на зарплатные банковские карточки работников.
Но сейчас ситуация может измениться. Дело в том, что начиная с лета 2006 года была активная переписка Минфина России, налоговиков и Центробанка по поводу проведения наличных и безналичных расчетов. Вы понимаете, что сейчас идет борьба с обналичкой. В результате появилось письмо ЦБ РФ от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Сразу скажу, что в справочно-правовой базе вы его не найдете. Так вот в письме говорится о том, что безналичное перечисление подотчетных сумм в рублях запрещено. Поскольку это противоречит Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденному решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Таким образом, выдавать рубли под отчет вы можете только из кассы организации; если нет кассы, то работник получает деньги по доверенности в банке либо снимает с корпоративной банковской карты. И в полной мере это относится и к командировочным, поскольку они по сути тоже подотчетные суммы.
- Помогите разобраться. У нас часто бывают командировки за рубеж. Можно ли выдавать деньги на командировочные расходы в инвалюте из кассы?
- Это спорный вопрос. Я считаю, что командировочные в иностранной валюте лучше выплачивать только по «безналу». Здесь такая ситуация. Раньше выдавать инвалюту наличными разрешало положение ЦБ РФ от 25 июня 1997 г № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Но оно было отменено в середине 2004 года. Сейчас действует Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». С одной стороны, подпункт 9 пункта 1 статьи 9 этого закона не запрещает оплату расходов на командировку в инвалюте. С другой стороны, статья 14 указывает на то, что валютные операции должны проводиться в безналичном порядке. Получается, что организации, которые выдают иностранную валюту наличными деньгами, нарушают валютное законодательство. Хотя вы можете попытаться отстоять иную точку зрения в суде. Надо сказать, что уже есть положительная арбитражная практика по этому вопросу. В частности, постановление ФАС Дальневосточного округа от 13 декабря 2006 г. № Ф03-А24/06-2/4369. Росфиннадзор оштрафовал организацию, которая выдала под отчет инвалюту из кассы. Но она смогла выиграть дело, обратившись в кассационную инстанцию. Однако хочу обратить ваше внимание на такой момент. Именно Росфиннадзор придет к вам с проверкой. А он считает, что выдача инвалюты под отчет через кассу - незаконная валютная операция. И насколько я знаю, его позиция не изменилась, поэтому все равно придется судиться, если не захотите платить штраф.
- А какой будет штраф за нарушение?
- Вас могут оштрафовать по пункту 1 статьи 15.25 КоАП. Сумма штрафа - от 3/4 до 100 процентов от суммы незаконной операции. Поэтому во избежание разбирательств я рекомендую все-таки безналичный порядок расчетов. Вы можете открыть специальный валютный счет для работника или корпоративную платежную карту. Причем карту можно открыть не только в валюте, но и в рублях. Это позволяет пункт 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П. Тогда в этом случае с расчетного счета организации банк спишет рубли, а работник за границей получит по карте инвалюту.
- Наталья Александровна, вы сейчас говорили о том, как выдать инвалюту на командировку. А вот мы выдаем рубли, и сотрудник уже сам идет в обменный пункт и покупает иностранную валюту. Ведь так тоже можно? Мне кажется, это самый удобный вариант. Насколько я знаю, многие организации так делают.
- На самом деле это самая распространенная ошибка. Смотрите, что получается. Сотрудник привезет из командировки оправдательные документы в инвалюте. А вы ему выдали под отчет рубли. Таким образом, за сотрудником будет числиться дебиторская задолженность в рублях, а за фирмой - кредиторская задолженность в валюте.
Пересчитать эту задолженность по курсу и закрыть счет 71, на мой взгляд, нет оснований. И налоговики во время проверки могут обратить на это внимание. Ведь выходит, что сотрудник так и не отчитался за рублевую сумму.
Дальше вас может проверить Росфиннадзор. Конечно, закон не запрещает физическим лицам покупать иностранную валюту в обменных пунктах. Но если ваш сотрудник действует от имени организации, то это считается незаконной валютной операцией. Поскольку юридические лица имеют право покупать иностранную валюту только в безналичном порядке. Если у вас найдут доказательство, что вы обязали сотрудника купить инвалюту на цели фирмы, например приказ руководителя, то Росфиннадзор вас оштрафует.
- А если такого доказательства нет?
- Я задавала этот вопрос представителям Росфиннадзора. Они сказали так. Если бухгалтер ошибочно трансформировал, к примеру, 35 000 рублей в 1000 евро, то мы не считаем это нарушением закона о валютном регулировании. Получается, что если пересчет - это «ошибка» бухгалтера, то нарушения нет. Если пересчет сделать на основании приказа - то нарушение есть. Вообще я вам советую придерживаться правила: работнику выдаются рубли только если и оправдательные документы будут в рублях.
- Наталья Александровна, хотелось бы уточнить вопрос по оформлению служебного задания по форме № Т-10а. Меня сотрудники спрашивают, можно ли в графе 12 написать просто «Задание выполнено»?
- Нет, то, что задание выполнено, будет писать руководитель подразделения. А сотрудник должен дать краткий письменный отчет о проделанной работе во время командировки. Если свободных строк формы не хватает, то ее можно расширить или сделать приложение.
- А если, например, договор с контрагентом не удалось заключить, как писать?
- Укажите причины, в этом нет ничего страшного.
- У нас такая ситуация. Работник поехал в командировку за свой счет. А когда вернулся, мы возместили ему командировочные расходы по заявлению. При проверке налоговики заявили, что сначала он должен был написать авансовый отчет. Правомерны ли их требования? Ведь деньги под отчет мы ему не выдавали.
- Формально законодательство не требует составлять авансовый отчет, если деньги под отчет не выдавались. На мой взгляд, вполне достаточно заявления от работника «Прошу возместить расходы на командировку». Но решать вам, стоит ли по такой мелочи ссориться с налоговиками. Я думаю, проще составить авансовый отчет.
И еще один нюанс по поводу оформления авансового отчета. Документ содержит линию отреза. Одна часть авансового отчета должна остаться в бухгалтерии, а вторую часть нужно отдать сотруднику. Так вот зачастую бухгалтер забывает об этом и подшивает к документам весь отчет целиком. И некоторые инспекторы не принимают расходы по такому авансовому отчету для налога на прибыль. Используют это как формальный повод придраться.
Некоторые бухгалтеры распечатывают авансовый отчет без отрывной части. Так тоже делать нельзя. Поскольку эта часть является распиской для работника и служит доказательством, что он сдал авансовый отчет в бухгалтерию.
- Наталья Александровна, проконсультируйте, пожалуйста. Работник получил с валютного счета организации под отчет доллары США на командировочные расходы. А привез из загранкомандировки оправдательные документы в евро. Евро были куплены за границей, банковскую квитанцию о покупке он приложил к авансовому отчету. Как принять такой отчет к бухгалтерскому учету?
- В этом нет ничего сложного. Смотрите курс покупки, который указан в квитанции, и пересчитываете по нему все расходы из евро в доллары США.
- А если он менял инвалюту несколько раз?
- Тогда берете все квитанции и считаете средний курс. Можно сделать так. Общую сумму евро поделить на сумму долларов США, истраченных на покупку. И затем исходя из расчетного соотношения пересчитать каждый вид затрат в доллары США. Ну, а дальше указываете полученные суммы в графе 8 авансового отчета как сумму расхода, принятого к учету. Расчеты оформите как приложение к отчету.
Если же работник с долларового счета снимает сумму в евро, вы ничего не пересчитываете. Поскольку под отчет он получает евро и отчитывается тоже в евро.
- Наши менеджеры часто выезжают в служебные командировки во Францию. Они хорошо знают английский и французский языки. Могут ли они сами делать перевод документов, подтверждающих командировочные расходы? И еще такой вопрос. Билеты тоже надо переводить?
- Переводить надо все документы, в том числе и билеты. Перевод делается письменно и прикладывается к авансовому отчету. Пункт 9 приказа Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н требует, чтобы такой перевод был построчный.
Специального нормативного акта, который бы определял порядок перевода первичных документов, нет. По мнению чиновников, это может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист организации. Об этом сказано в письме Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66. То есть вы можете выбрать менеджера, который будет заниматься переводами «первички» на русский язык. Это нужно закрепить в трудовом договоре или приказом руководителя. Единственное, на что я хочу здесь обратить внимание. В письме финансового ведомства говорится о специалисте. Скорее всего, речь идет о человеке, у которого есть специальное образование. Поэтому лучше, если знания вашего сотрудника в области иностранных языков будут подтверждены соответствующим документом.
- Сотрудник, вернувшись из командировки, обнаружил, что потерял авиабилет. В организации осталась только ксерокопия, которая была сделана еще до поездки. Имею ли я право списать стоимость билета на расходы для расчета налога на прибыль?
- Нет, налоговая инспекция не признает такой расход. Вы можете списать его только за счет чистой прибыли. Но решить этот вопрос можно. Для этого нужно заказать дубликат у перевозчика. Тогда претензий со стороны налоговиков к вам не будет.
- А если утерян счет за гостиницу, тоже заказывать дубликат? Нам прислали из гостиницы копию по факсу.
- Факсовая копия - это не документ. Лучше попросить сделать дубликат счета.
И еще хочу вам напомнить. Счет за гостиницу выписывается по форме № 3-Г. Это бланк строгой отчетности, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121. Он должен быть выполнен типографским способом, то есть на бланке должны быть указаны реквизиты типографии. Если вам его распечатали на принтере, то подтвердить расходы на гостиницу вы не сможете.
- Подскажите, пожалуйста. Работник приехал из загранкомандировки и представил в бухгалтерию документ об оплате проживания в отеле. В нем указано, что в сумму проживания включено питание. Я отнесла на расходы всю стоимость проживания целиком, поскольку сумма питания не была выделена. Можно ли так делать?
- Налоговая инспекция при проверке, скорее всего, сделает замечание. Здесь уже все зависит от инспектора. Чиновники в подобных случаях рекомендуют обращаться в администрацию гостиницы для подтверждения суммы питания. Вы можете посмотреть письмо Минфина России от 4 марта 2005 г. № 03-05-01-04/51. Поскольку работнику были выплачены суточные, он должен возвратить в бухгалтерию организации стоимость питания. Либо на эту сумму должен быть начислен НДФЛ. Для налога на прибыль питание учитываться не должно.
- Наталья Александровна, наша фирма оплатила услуги по оформлению загранпаспорта директору. Он должен был срочно выехать в Голландию на переговоры, а срок действия старого паспорта закончился. Можно ли признать эти расходы для расчета налога на прибыль?
- Расходы на оформление паспортов относятся к командировочным расходам. Это прямо прописано в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Ваша задача их документально подтвердить и экономически обосновать. То есть должно быть выполнено требование статьи 252 Налогового кодекса РФ. Как можно доказать экономическую целесообразность? Составьте план командировки, сделайте ксерокопию старого загранпаспорта.
И не забудьте удержать со стоимости оформления паспорта НДФЛ. Поскольку это не служебный паспорт, он остается у работника в собственности.
- У меня такой вопрос. Мы возмещаем работникам, которые направляются в командировку, проезд на такси до аэропорта и обратно. Это закреплено в коллективном договоре. Можно ли списывать стоимость такси на расходы в налоговом учете?
- Да, можно. Раньше это был спорный вопрос. Дело в том, что чиновники неоднократно указывали на то, что стоимость проезда на такси не уменьшает налог на прибыль. При этом они ссылались на положения пункта 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62. В ней сказано, что работнику оплачиваются расходы по проезду к месту командировки и обратно только общественным транспортом. Однако судьи признавали расход, если организация могла подтвердить документами стоимость поездки на такси и доказать производственный характер.
Теперь позиция чиновников изменилась в лучшую сторону. В письме Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 03-03-06/4/48 они разрешили учитывать затраты на такси до аэропорта и обратно в составе командировочных расходов. Главное - подтвердить экономическую целесообразность. Например, сослаться на то, что в движении общественного транспорта могут быть сбои.
- А если работник пользуется услугами такси уже в месте командировки?
- Вы не сможете списать оплату проезда на расходы. Поскольку расходы на проезд по городу в месте командировки не предусмотрены статьей 264 Налогового кодекса РФ.
- Работник едет в командировку в Германию. Принимающая сторона по договору оплачивает питание и проживание работника, а мы только авиабилет. Нужно ли выплачивать ему суточные?
- Да, суточные вы выплачиваете. Это ваша обязанность, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ. Контрагент просто компенсирует вам эти расходы. В пределах норм вы учитываете суточные при расчете налога на прибыль.
- Наталья Александровна, помогите разобраться. Сотрудник вернулся из командировки на два дня позже. Он объяснил это тем, что решил остаться посмотреть город. Могу ли я теперь учесть стоимость обратного билета в расходах?
- Нет, поскольку считается, что он вернулся не из командировки, а с отдыха. Такую точку зрения высказал Минфин России в письме от 10 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/111. Вот если бы он задержался по производственной необходимости, то нужно было бы просто продлить командировку, сделав соответствующий приказ.
Учтите, что вашему работнику со стоимости обратного билета придется уплатить НДФЛ. Поскольку считается, что он получил доход в натуральной форме. Такова норма статьи 211 Налогового кодекса РФ. Либо он должен вернуть стоимость билета в бухгалтерию.
- Представитель нашей организации за время командировки побывал в нескольких странах. В загранпаспорте у него проставлены отметки только о пересечении границы с Россией. Командировочное удостоверение мы не выписывали. Как рассчитывать суточные для налогового учета?
- Вам нужно рассчитать суточные для каждой страны пребывания по нормам, установленным постановлением Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299. При этом учтите, что суточные за день пересечения границы учитываются по нормам государства назначения. Об этом говорится в письме Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ. Теперь о том, как определить, сколько дней работник находился на территории той или иной страны. Если нет отметок в загранпаспорте, то дни можно посчитать по датам авиабилета, посадочного талона, счета за проживание в гостинице. Эти документы наряду с загранпаспортом также служат основанием для выплаты суточных. Так сказано в письме Минфина России от 8 сентября 2006 г. № 03-03-04/1/660.