Командировочные расходы в 2002 году

Назад

Источник: ''Бухгалтерский учет, налогообложение, аудит в Российской Федерации''

В связи с вступлением в силу главы 25 НК РФ, изменением размера выплаты суточных при краткосрочных командировках и вступлением в силу с 01.02.2002 Трудового кодекса РФ, мы решили осветить изменения в учете командировочных расходов в 2002 г.

1. Кто может быть направлен в командировку?

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса, далее ТК РФ).

Не признаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Нельзя направлять в командировки беременных женщин и работников до 18 лет (за исключением работников некоторых специальностей, ст. 259, 268 ТК РФ). Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, и работников, имеющих детей-инвалидов, или осуществляющих уход за больными по медицинскому заключению направить в командировку можно только с их письменного согласия. Сказанное относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам несовершеннолетних (ст. 264). Кроме письменного согласия работников этой категории на приказе о командировке, необходимо также получить их подпись дополнительно под текстом о том, что такой работник знал о своем праве отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК). Это правило является новым в трудовом законодательстве.

Для остальных работников распоряжение руководителя о выезде в служебную командировку является обязательным. Отказ представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Работник - совместитель может также быть направлен в командировку. Средний заработок сохраняется ему только в той организации, которая его командировала. В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются между командирующими организациями по соглашению между ними (п. 9 Инструкции № 62).

Только штатные работники, заключившие с предприятием трудовой договор, находятся в административном подчинении у руководителя и могут быть направлены им в командировку.

Если физическое лицо не состоит в штате предприятия, но выполняет для этого предприятия какие-либо работы (оказывает услуги), связанные с поездкой в другую местность, то с этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор, который регулируется нормами гражданского права. К договорам гражданско-правового характера относятся: договоры подряда, поручения, комиссии, перевозки, авторский и иной договор возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ). В этом случае порядок и условия возмещения документально подтвержденных расходов, понесенных работником в ходе выполнения работы, может быть определен сторонами в тексте договора.

К таким расходам могут быть, например, отнесены расходы по проезду и найму жилья, приобретению материалов и другие.

Налоговым агентам дано право предоставлять профессиональные налоговые вычеты лицам, работающим у них по договору подряда на сумму фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с выполнением работ (оказанием услуг) по этим договорам (п. 2 ст. 221 НК РФ). Профессиональные вычеты могут быть предоставлены работнику заказчиком работ на основании письменного заявления работника. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Копии подтверждающих расходы документов могут быть оставлены у работника, но оригиналы должны остаться у налогового агента, который профессиональный вычет предоставляет.

Если физическое лицо, работающее по договору гражданско-правового характера, не подавало заявления о предоставлении профессиональных вычетов, то заказчик должен удержать налог на доходы со всей суммы выплачиваемого вознаграждения по договору. В этом случае работник-налогоплательщик может по окончании календарного года подать в налоговую инспекцию по месту жительства декларацию о доходах и, приложив оригиналы документов, подтверждающих произведенные затраты, попросить предоставления профессионального налогового вычета по выплаченным доходам. Налоговая инспекция произведет пересчет налога на доходы у данного лица.

В соответствии с п.1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН являются вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг. Определение понятия "вознаграждения по договору гражданско-правового характера" НК РФ не содержит. Поэтому в соответствии с п.1 ст. 11 НК РФ это понятие для целей налогообложения должно применяться в том значении, в каком оно используется в ГК РФ. Ст. 709 ГК РФ определяет, что вознаграждение не включает компенсацию издержек подрядчика, предусмотренных договором. Поэтому объектом обложения ЕСН будет являться только сумма вознаграждения. При наличии документов, подтверждающих фактически произведенные затраты по договору суммы возмещения ЕСН облагаться не должны.

В соответствии с п. 3 ст. 238 НК РФ на вознаграждения по гражданско-правовому договору не начисляется ЕСН в части суммы налога, подлежащей зачислению в Фонд социального страхования РФ. Если работы по такому договору выполняет индивидуальный предприниматель, то сумма выплачиваемого ему вознаграждения не включается в соответствии с п. 1 ст. 236 в налоговую базу по ЕСН.

Направляя работников в командировку, необходимо оформить следующие первичные документы, утвержденные Госкомстатом 6 апреля 2001 постановлением № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»:

  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

  • приказ (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а);

  • командировочное удостоверение (форма № Т-10).

    Приказ о направлении в командировку лиц, работающих по гражданско-правовому договору, и командировочное удостоверение не оформляются.

    В случае командирования работника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства – бывшие республики Советского Союза, оформлять командировочное удостоверение не требуется, но обязательно наличие загранпаспорта. Время фактического пребывания работника в командировке определяется по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы на контрольно-пропускных пунктах Российской Федерации. Именно поэтому ксерокопия загранпаспорта является обязательным приложением к авансовому отчету командированного лица по возвращении из командировки.

    2. Гарантии и компенсации при командировках

    За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Бухгалтер, определив среднедневной заработок по правилам исчисления среднего заработка, должен определить количество дней, подлежащих оплате в размере среднего заработка. Несмотря на количество дней, за которые должны выплачиваться суточные работнику (а это календарные фактически проведенные в командировке дни), средний заработок сохраняется ему только за рабочие дни недели по графику основного места работы.

    Работники имеют право на возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан возмещать (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы по проезду;

  • расходы по найму жилого помещения,

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

    Порядок и размеры возмещаемых расходов определяются колдоговором или приказом (распоряжением). При этом нормы не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

    Если работник заболел в командировке, то за период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности на общих основаниях. Дни временной нетрудоспособности в срок командировки не включаются (п. 16 Инструкции № 62).

    Командируемому за рубеж сотруднику возмещаются следующие расходы (п. 71, 72, 74 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда 25 декабря 1974 г. постановлением № 365 ):

  • на провоз багажа (до 30 кг);

  • на получение загранпаспорта и виз, прописку паспорта;

  • комиссионные, удержанные при обмене дорожного чека в банке на иностранную валюту.

    Не подлежат возмещению расходы, связанные с операцией обмена одной иностранной валюты на другую иностранную валюту в стране командирования. На практике бухгалтеры забывают об этом требовании.

    Все перечисленные расходы возмещаются только при условии их документального подтверждения (счета, квитанции, проездные документы и пр.).

    Для учета в составе расходов организации сумм, предъявляемых к возмещению работником, необходимо иметь построчный перевод первичных документов, составленных на иностранном языке, на русский язык. Это требование содержится в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н, и вытекает из статьи 68 Конституции РФ о государственном языке России.

    Согласно пункту 19 Инструкции № 62, командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов (кроме случаев, указанных в п. 17 Инструкции).

    Основанием для выдачи аванса является «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Его сумма рассчитывается исходя из:

  • стоимости проезда к месту командировки и обратно;

  • срока нахождения в командировке;

  • предполагаемой суммы расходов на проживание и установленного размера суточных и других расходов.

    При составлении сметы учитываются нормы командировочных расходов, установленные законодательно либо в организации. Расчет суммы аванса или смета должны содержать все необходимые реквизиты (со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

    Аванс, как правило, выдается наличными из кассы предприятия.

    При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, рассчитанный исходя из реальных потребностей в стране пребывания (суточных, оплаты жилья, возможных непредвиденных расходов и др.). Для выдачи аванса с текущего валютного счета предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный чек в валюте. Выдача иностранной валюты для оплаты командировочных расходов регламентированы Положением о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (утв. Положением ЦБ РФ 25.06.1997 N 62).

    Убытки, полученные в результате применения курса валюты, отличного от установленного ЦБ РФ, отражаются как внереализационные расходы. С 01.01.2002 в состав внереализационных расходов, не связанных с производством и реализацией, включаются расходы в виде отрицательной (положительной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса ЦБ РФ на дату совершения сделки продажи (покупки) валюты (пп.6 п.1 ст. 265 НКРФ).

    В случае выдачи командировочных расходов не в валюте страны убывания, а в другой конвертируемой валюте производится пересчет выданной фактически валюты в рубли (по курсу Банка России на дату выдачи) в целях определения соответствия выданной валюты нормам командировочных расходов. Затем производится пересчет из рублевого эквивалента суммы командировочных суммы в валюту страны пребывания.

    Выдача наличных денег под отчет производится только штатным работникам при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

    При проверках налоговые инспекторы требуют наличие списка работников организации, которым могут выдаваться под отчет денежные средства. Список должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя. Срок предоставления отчетности подотчетными лицами необходимо установить приказом, как и нормы возмещения командировочных расходов, особенно если они выше законодательно установленных норм.

    3. Отчет работника о командировке

    В течение трех дней после возвращения из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке; документы о найме жилого помещения, документы, подтверждающие фактические расходы по проезду, включая плату за пользование постельными принадлежностями в поезде и другие документы, подтверждающие произведенные работником расходы (п. 19 Инструкции № 62, п. 11 Порядка ведения кассовых операций).

    По окончании служебной командировки за пределы РФ командируемое лицо обязано представить авансовый отчет в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ (п. 6.1 Положения ЦБР от 25 июня 1997 г. № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов»).

    C 1 января 2002 года для утверждения и списания израсходованных подотчетных сумм применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”».

    Работник должен представить в качестве приложения к авансовому отчету служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении (форма № Т-10а).

    К авансовому отчету о заграничной командировке обязательно прилагается ксерокопия загранпаспорта, в том числе его страниц, подтверждающих даты пересечения границы. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (билеты на транспорт, счета на проживание, прочие документы, подтверждающие расходы во время командировки) и суммы расходов.

    В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

    При проверке документов, прилагаемых к авансовому отчету, устанавливается наличие обязательных реквизитов документов, предусмотренных статьей 9.2 Закона о бухгалтерском учете. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Как правило, передача на утверждение осуществляется в день получения отчета от подотчетного лица. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

    Датой осуществления расходов на командировки признается дата утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если работник произвел расходы в валюте из наличных денежных средств, выданных ему в валюте, стоимость расходов пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем.

    Таким образом, при учете задолженности подотчетного лица выданные суммы валюты учитываются по курсу ЦБ РФ на день выдачи, при отчете и возврате неиспользованных сумм по курсу на дату утверждения отчета.

    Возникающие в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте курсовые разницы отражаются в соответствии с пунктом 13 ПБУ 3/2000 как внереализационные доходы или внереализационные расходы, которые учитываются на счете 91 «Прочие доходы и расходы». Курсовые разницы фиксируются на авансовом отчете.

    В случае неполного использования командируемым лицом полученного аванса в наличной иностранной валюте для оплаты командировочных расходов сумма задолженности погашается путем внесения в кассу наличной иностранной валюты, дорожных чеков подотчетным лицом. Работник имеет право по договоренности с руководством предприятия погасить сумму задолженности несколькими способами (п. 4.3 и 4,4 Положения № 62).

    Первый способ – наличной иностранной валютой иной, чем полученная им под отчет. При этом курс рубля к данной иностранной валюте должен быть установлен Банком России. Наличная валюта и дорожные чеки возвращаются в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения командируемым лицом в кассу клиента (п. 6.3 Положения № 62).

    Для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия документа банка страны командирования, подтверждающего обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на валюту страны командирования, применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

    Задолженность подотчетного лица может погашаться путем внесения в кассу Клиента эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленного по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

    Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Отметки об этом делаются на лицевой стороне авансового отчета. Согласно пункту 4.1 Положения ЦБ РФ № 62, перерасход может погашаться работнику:

  • путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета предприятия на валютный счет командированного лица – резидента в уполномоченном банке (на валютный счет Командируемого лица – нерезидента в уполномоченном банке или банке-нерезиденте),

  • путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте,

  • либо путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

    При этом датой погашения задолженности является дата выдачи из кассы командируемому лицу по расходному кассовому ордеру установленной формы рублевого эквивалента суммы задолженности (п. 1.5 Положения ЦБ РФ № 62).

    Валюта и форма (наличная или безналичная) расчетов с командируемым лицом, связанных с погашением перерасхода по авансу в наличной иностранной валюте на командировочные расходы, определяется по договоренности между предприятием и командируемым лицом.

    Автор подробно останавливается на этом вопросе в связи с переходом на расчеты в евро в Европе и установлении норм суточных по загранкомандировкам, в том числе в страны СНГ в долларах США, а также котировкой курсов валюты ЦБ Р с 01.01.2002 с точностью до 4 знаков после запятой.

    4. Как удержать невозвращенные или неизрасходованные суммы

    Удержание из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю может производится для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (ст. 137 ТК РФ).Трудовое законодательство РФ ограничивает размер удержаний из зарплаты. Согласно статье 139 ТК РФ, при каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральным законодательством, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

    Удержания возможны только в том случае, если физическое лицо не оспаривает основания и размера удержания. Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности (с даты утверждения авансового отчета) (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо издать приказ (распоряжение) о производстве удержаний. В противном случае удержания возможны только в судебном порядке.

    Если администрация не издала распоряжение об удержании из заработной платы работника, то данные суммы подлежат включению в совокупный доход, полученный данным физическим лицом (в отчетном периоде возникновения просроченной задолженности). Согласно ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы надо учесть все доходы налогоплательщика, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме. В последующем при предоставлении работником авансового отчета производится перерасчет причитающейся к уплате суммы налога на доходы.

    5. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

    Если работник направлен в командировку в связи с производственной необходимостью, для целей бухгалтерского учета командировочные расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. Такие расходы отражаются по дебету счетов учета затрат на производство и продажу. Их следует классифицировать как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп. 6 п. 1 ст. 253 НК РФ) и отражать в налоговом учете в составе прочих расходов (пп. 4 п. 2 ст. 253 НК РФ). Расходы признаются в том налоговом периоде, к которому они относятся (независимо от времени фактической оплаты).

    Если командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы (согласно пункту 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ10/99), утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н) и должны отражаться по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы».

    С 1 января 2002 года командировочные расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, определенном главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. Для того, чтобы командировочные расходы были приняты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль, они должны соответствовать требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 НК РФ, то есть, расходы должны быть:

  • обоснованы (экономически оправданы и выражены в денежной форме);

  • документально подтверждены (то есть оформлены документами, соответствующими требованиям российского законодательства);

  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

    Состав командировочных расходов для целей налогообложения определен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ. К расходам, связанным с командировками, относятся следующие расходы:

  • на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

  • по найму жилого помещения;

  • суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

    Налоговая база по налогу на прибыль не может быть уменьшена на: суммы, направленные на оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, на оплату товаров для личного потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в пользу работников (п. 29 ст. 270 НК РФ).

    В соответствии с ст.264 НК п.12 с 01.01.2002 регламентируется только размер суточных. Полномочия по утверждению норм суточных при командировках переданы Правительству РФ.

    Работнику выплачиваются суточные за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются по тем же нормам, что и за время пребывания в месте командировки (п. 14 Инструкции № 62).

    Расчет суммы суточных производится исходя из количества дней, указанных в командировочном удостоверении.

    Определение времени нахождения в пути регулируется пунктом 7 Инструкции № 62. Так, днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспорта из местности, где командированный находится на постоянной работе. А днем приезда – день прибытия транспортного средства в местность, где находится его постоянная работа.

    Обратите внимание на уточнение в Инструкции порядка определения дня выбытия или прибытия: при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, то при определении дня выезда в командировку (приезда из командировки) учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника к месту постоянной работы (п. 7 Инструкции № 62).

    Нормы суточных при краткосрочных командировках составляют с 1 января 2002г. 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Они установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Этим же постановлением установлены и нормы суточных при командировках на срок до 60 дней на территорию зарубежных стран, а также при командировках свыше 60 дней. Например, суточные при краткосрочной поездке в США и Великобританию составят 67 долл, Германию – 58 долл, Антигуа и Барбуда – максимальные 103 долл.

    Порядок выплаты суточных установлен Правилами об условиях труда советских работников за границей:

  • при проезде по территории Российской Федерации – в рублях по нормам, действующим на территории Российской Федерации,

  • при проезде и во время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для служебных командировок за границу для каждой конкретной страны. День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. Таким образом, за день пересечения границы РФ при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник.

    Если работник командируется в несколько стран, суточные за дни переезда из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) выплачиваются полностью по нормам, установленным для страны, в которую работник въезжает.

    До сих пор некоторые специалисты считают, что за день возвращения и пересечения границы РФ суточные не выплачиваются. Это связано с противоречивостью формулировки п. 72 и 9б Правил. Поэтому было издано совместное письмо Минтруда РФ и Минфина РФ от 17 мая 1996 г. N 1037-ИХ « О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». Приведем его текст:

    «Работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу, суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня .. пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации».

    Пунктом 2 постановления Правительства РФ от 26 февраля 1992 г. № 122 «О нормах возмещения командировочных расходов» предприятиям предоставлено право возмещать суточные в размерах, превышающих установленные нормы. Для этого руководителю предприятия достаточно принять решение об установлении более высоких нормативов возмещения суточных командируемым работникам, чем те, которые утверждены законодательно.

    Решение руководителя должно быть закреплено в учетной политике или оформлено отдельным приказом. Нормы суточных могут варьироваться, к примеру, по должностям. В связи с тем, что сверхнормативные расходы фактически уменьшают прибыль к распределению акционеров, руководитель должен действовать в пределах полномочий, установленных акционерами для расхода средств прибыли. Это могут быть специальные средства, выделяемые акционерами особым решением на эти цели или на общие нужды коллектива.

    Суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных законодательством не включаются в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) и в налоговую базу по ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

    Суммы сверхнормативных суточных включаются в совокупный доход работника.

    С 1 января 2002 года в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ (в редакции Закона № 198-ФЗ) выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц (независимо от формы, в которой они производятся) не признаются объектом обложения ЕСН, если у налогоплательщиков -организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

    Налоговый кодекс не содержит ограничений в части уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму расходов по проезду к месту командировки и обратно, касающихся видов транспорта и стоимости проезда (бизнес- или экономический класс). Тем не менее, указанные расходы должны соответствовать общим требованиям, предъявляемым к расходам для целей налогообложения (см. пункт 1 статьи 252 НК РФ).

    Командированному работнику в качестве расходов по проезду, помимо оговоренных ст. 264 НК РФ могут возмещаться (п. 12 Инструкции № 62):

  • стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

  • расходы по оплате услуг по предварительной продаже проездных документов;

  • расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями;

  • расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

    Проезд городским пассажирским транспортом общего пользования командированный работник должен оплачивать за счет суточных. Руководитель может указанные расходы работнику возместить дополнительно. Однако для целей налогообложения такая компенсация не принимается как не предусмотренная законодательством. Сумма компенсации работнику расходов по приобретению билетов для проезда городским пассажирским транспортном общего пользования включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. Налогообложение производится по ставке в размере 13 % (ст. 224 НК РФ). Исключением является поездка на вокзал или в аэропорт.

    В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые работодателями в пользу работников по всем основаниям. Причем если такие выплаты производятся за счет средств, остающихся в распоряжении организации после уплаты налога на доходы организаций, то они не признаются объектом налогообложения (п. 4 ст. 236 НК РФ). Так как в нашем случае компенсация стоимости билетов городского пассажирского транспорта общего пользования производится за счет средств, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, то эта компенсация не является объектом обложения ЕСН.

    При покупке авиа- или железнодорожных билетов гражданам предлагается добровольное страхование от несчастного случая. В стоимость билета полис добровольного страхования не входит, он взимается по отдельной квитанции, прилагаемой к билету. В качестве принимаемых в налоговом учете расходов на обязательное и добровольное страхование такой вид страхования прямо не поименован в ст. 255 и 263 НК РФ. Поэтому согласно ст. 270 НК эти расходы не учитываются в целях налогообложения.

    В качестве принимаемых в налоговом учете расходов на обязательное и добровольное страхование такой вид страхования прямо не поименован в ст. 255 и 263 НК РФ. Поэтому согласно ст. 270 НК он не учитываемые в целях налогообложения.

    Полис добровольного страхования предусматривает выплаты в возмещение вреда жизни и здоровью застрахованным работникам в связи с наступлением соответствующих страховых случаев, указанных в нем. При условии отсутствия выплат застрахованным физическим лицам не возникает объекта налогообложения налогом на доходы (п. 5 ст. 213 НК РФ) и ЕСН.

    Расходы на найм жилого помещения при служебных командировках согласно гл.25 НК РФ в размере фактически произведенных затрат в полном объеме п.12 ст. 264 НК РФ.

    Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются в совокупный доход работника. Данные выплаты также не облагаются единым социальным налогом на основании пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ.

    При этом следует помнить, что учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли можно, только если они обоснованны и документально подтверждены (абз.2 п.1 ст.252 НК РФ). Отсутствие первичных документов, подтверждающих такие расходы, является достаточным основанием для того, чтобы последние не учитывались для целей налогообложения.

    В составе расходов на найм жилого помещения подлежат возмещению не только расходы на проживание, но также на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). К таким дополнительным услугам можно отнести оплату услуг связи, почтовых и прочих услуг, необходимых командированному работнику в производственных целях.

    Если же в счете гостиницы отдельной строкой выделены расходы на питание в ресторане, посещение сауны, бассейна и др., такие расходы не должны включаться в состав командировочных расходов для целей налогообложения. Таким образом, нормирование расходов по найму жилого помещения для целей налогообложения не предусмотрено, однако не все расходы, связанные с проживанием командированного работника, могут приниматься в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль

    Рассмотрим конкретный пример отражения в бухгалтерском учете затрат на зарубежную командировку.

    Пример.

    Предприятие (г. Хабаровск) направляет в 11 января 2002 г. работника с целью заключения договора на закупку материалов в г. Львов, Украина. Срок командировки – 4 дня, по 14 января 2002 г. Работник вылетает 11 января в Москву, из Москвы во Львов и обратно.

    Суточные оплачиваются в соответствии с нормами, установленными законодательно. Нормы, установленным для Украины приказом Минфина от 12.11.201 №92 н, составляют 46 $ в сутки. Работнику выдан аванс из расчета:

  • на оплату билетов в рублях – в сумме 14 500 руб.;

  • суточные за день проезда по РФ возврата в РФ – 200 руб.;

  • валюта на командировочные расходы доллары США – 132$ (20$ × 2 дней (на жилье) + 46$ × 2 сут (суточные).

    Курс доллара на дату выдачи 11.01.02 составляет 30.4999 за 1$.

    Авансовый отчет утвержден 14.01.2002, курс USD 30.4778 за 1$, курс украинской гривны – за 10 украинских гривен 57.1126 рублей.

    В соответствии с документами гостиница оплачивалась по 100 украинских гривен в течение 2 суток на общую сумму 200 гривен. Приложены авиабилеты Хабаровск–Москва на 11 января 2002 г. и обратно 14 января 2002 г. на сумму 8400 руб. и авиабилет Москва–Львов–Москва – стоимостью 6000 руб.

    В день утверждения авансового отчета 14.01.2002 работник внес в кассу остаток валюты 100 EUR курс 26.9149 руб. за 1 EUR. Остаток задолженности он вносит в рублях.

    Бухгалтерские проводки в учете:

    ДЕБЕТ 71/ субсчет 3 «Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в евро» КРЕДИТ 50-41

    – 11692 руб. (430 EUR × 27.1907) – выдана под отчет наличная валюта в евро на командировочные расходы;

    ДЕБЕТ 71/ субсчет 1 «Расчеты с подотчетными лицами по суммам, выданным в рублях» КРЕДИТ 50-1

    – 14 700 руб. (14 500 + 200) – выданы под отчет на командировочные расходы российские рубли;

    ДЕБЕТ 91-1 «Прочие доходы» КРЕДИТ 71/ 3

    – 118,59руб. (430 EUR * (26.9149 – 27.1907)) – отражена отрицательная курсовая разница по выданной под отчет наличной валюте в евро.

    Расчет суточных:

    – 12–13 января 116 $=(2 сут * 58 $ в сутки).

    – 11 и 14 января в рублях по нормам РФ (2 × 100 руб. = 200 руб.).

    ДЕБЕТ 15 КРЕДИТ 71/3

    – 3535,43 руб. (116 $*30.4778 руб.) - отнесены на расходы по закупке материалов суточные в иностранной валюте за период с 12.01.02 по 13.01.02;

    ДЕБЕТ 15 КРЕДИТ 71/3

    – 5382,98 руб. (100 EUR *2× 26.9149руб.) – списаны на расходы затраты по проживанию в иностранной валюте за период с 12.01.02 по 13.01.02;

    ДЕБЕТ 15 КРЕДИТ 71/1

    – 200 руб. – списаны на расходы по закупке материалов суточные в российских рублях за 11 и 14 января 2002 г.;

    ДЕБЕТ 15 КРЕДИТ 71/1

    - 14 400 руб. (6000 + 8400) – списаны на расходы затраты по проезду;

    ДЕБЕТ 50-41 КРЕДИТ 71/3

    - 2691,49 руб. (100 EUR × 26.9149 руб) – внесен подотчетным лицом остаток неизрасходованной наличной валюты в кассу;

    ДЕБЕТ 71/3 КРЕДИТ 71/1

    - 36,49руб. – остаток валютного перерасхода перенесен на расчеты в рублях;

    ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71/1

    – 63,51руб. – внесен остаток задолженности в рублях;

    ДЕБЕТ 52 КРЕДИТ 50-41

    – 2691,49 руб. (100 EUR × 26.9149 руб.) – сдана в банк валюта, возвращенная подотчетным лицом в кассу.

    Если валюта сдана в банк в день, когда курс отличался от дня оприходования валюты в кассу, курсовая разница начисляется бухгалтерской проводкой:

    ДЕБЕТ 91 (50-41) КРЕДИТ 50-41 (91).

    Фомичева Л. П.,Руководитель департамента бухучета и аудита КА "Форум", тел. (095) 728-82-40, 8-902-613-0053E-mail: l_fom@mail.ruОпубликовано в "Практический бухгалтерский учет" № 3/2002

    Оригинальная версия статьи