Материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"
До 1 февраля 2002 года, то есть до введения нового Трудового кодекса Российской Федерации, использовалось определение командировки, приведенное в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 "О служебных командировках в пределах СССР" (применяется в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации).
Согласно пункту 1 Инструкции №62 служебной командировкой признавалась поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
С момента введения в силу Трудового Кодекса РФ действует определение установленное статьей 166 ТК РФ*
*Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.*
Как видим новая формулировка "служебной командировки" содержит некоторые отличия.
Во-первых, обратите внимание, если ранее распоряжение о направлении в командировку принимал руководитель юридического лица, то теперь, такое право имеют и физические лица, являющиеся работодателями.
Кроме того, в данном определении отсутствует признак направления для выполнения служебного задания в другую местность, (то есть в другой населенный пункт) и, следовательно, командировкой может рассматриваться направление работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения в пределах одного административного пункта, но вне места постоянной работы (местная командировка). Местом постоянной работы сотрудника считается подразделение, работа в котором обусловлена трудовым контрактом или приказом о приеме сотрудника на работу.
Характерным признаком командировки является также определенность срока. Выезжая на определенный срок в командировку, работник должен возвратиться к месту своей основной работы. Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем предприятия, организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года. Более длительные сроки командировок могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств.
Ряд профессий связан с разъездным или подвижным характером работы (водители, экспедиторы, сопровождающие грузов). Служебные поездки таких работников служебными командировками не признаются. На это прямо указывает статья 166 Трудового Кодекса РФ.
В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. К расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся: расходы на проезд и наем жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (статья 168 ТК РФ). Согласно статье 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (статья 8 ТК РФ). Однако размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета. Нормы возмещения командировочных расходов утверждены Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 года №729, вступили в силу с 1 января 2003 года. До 1 января 2003 года применялись нормы возмещения, введенные с 1 января 2002 года Приказом Минфина РФ от 6 июля 2001 года №49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации", изданным в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 февраля 1992 года №122 "О нормах возмещения командировочных расходов".
Ряд статей ТК РФ содержит ограничения, связанные с направлением в командировку некоторых категорий работников. Согласно статье 259 ТК РФ, как и прежде, запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. В то же время женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, могут быть направлены в служебные командировки с их письменного согласия и при условии, что это им не запрещено им медицинскими рекомендациями.
Аналогичные гарантии предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением. Гарантии и льготы, предоставляемые женщинам в связи с материнством, распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (статья 264 ТК РФ).
Служебная командировка - понятие трудового законодательства, поэтому оно применимо только к работникам, состоящим с организацией-работодателем в трудовых правоотношениях на основании трудового договора, в том числе и к совместителям. Физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную командировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы. Если физическое лицо, не состоящее в штате фирмы, выполняет для нее какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между субъектом хозяйственной деятельности и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный облагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время физическое лицо при наличии соответствующих оправдательных документов имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.
Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО "BKR Интерком-Аудит" "Подочет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы".