Формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты обязательны для применения юридическими лицами всех
форм собственности, за исключением бюджетных организаций.
Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. С их введением признаны утратившими силу формы, утвержденные ранее постановлением Госкомстата России от 30.10.97 №71а.
Среди новых форм, утвержденных постановлением - расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51), платежная ведомость (форма № Т-53).
Применение...
Формы применяются для начисления заработной платы, отражения удержаний из нее, расчета сумм к выдаче работникам, а также содержат подпись работника, удостоверяющую факт получения заработной платы. Кроме того, они могут быть использованы для отражения сумм, начисленных по больничным листкам, отпускных, командировочных расходов, депонированных сумм заработной платы и других выплат, носящих регулярный характер.
Если организация использует расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), совмещающую в себе расчет заработной платы и подпись работника в ее получении, то она не использует расчетную (№ Т-51) и платежную ведомость (№ Т-53).
По сравнению с формами данных документов, применявшимися ранее, их заполнение упростилось. В новых формах расчеты нарастающим итогом с начала года не ведутся, не приводятся данные о пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы.
Расчетно-платежную ведомость используют малые и средние предприятия, где число работников не велико и где предпочитают не вести лицевые счета в дополнение к этим ведомостям, считая, что все необходимые сведения содержатся и в налоговой карточке. На крупных предприятиях для расчета заработной платы используются расчетные ведомости, а для выплаты - платежные ведомости. Однако на данных предприятиях, где зарплата может начисляться по 20 основаниям, только в лицевом счете работника отражаются все ее виды. И зачастую лицевой счет является формой, где наиболее полно отражена информация, позволяющая осуществить выборку заработной платы для начисления пенсии или подготовить справку в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Кроме того, лицевые счета хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной работниками заработной плате.
...и заполнение
Расчетно-платежная ведомость объединяет в себе две утвержденные формы -расчетную и платежную ведомости. Рассмотрим на примере порядок ее заполнения.
Пример. В ООО "Лира" начислена заработная плата сотрудникам за май 2001 г. - см. пример заполнения ведомости (в формате RTF).
Ведомость составляется в бухгалтерии в одном экземпляре. Основание для ее заполнения - первичные документы по учету кадров, выработки, фактически отработанного времени и др.
Из личной карточки работника (форма № Т-2) в графы 21, 2 - 4 расчетно-платежной ведомости переносятся данные о фамилии и инициалах, табельном номере работников списочного состава, профессии рабочих или должности служащих и работников аппарата управления, размере тарифной ставки или должностного оклада конкретного работника. Эти же данные содержатся и в лицевом счете работника.
Из табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы переносятся данные:
- в графу 5 ведомости о количестве отработанных рабочих дней (из форм № Т-12 графа 37 или № Т-13 графа 5) или часов (из форм № Т-12 графа 38 минус графа 41 или № Т-13 графа 6),
- в графу 6 ведомости (из форм № Т-12 графа 41) об отработанных выходных и праздничных днях, которые оплачиваются по двойному тарифу.
Из лицевого счета переносятся данные о начислениях за текущий месяц:
- по видам оплат в графы 7 - 11 ведомости (данные из граф 29-33 и 35-37 формы № Т-54 либо из второй страницы формы № Т-54а). Это могут быть оплаты из: фонда оплаты труда, чистой прибыли организации, компенсация морального вреда по решению суда, единовременные поощрения, материальная помощь, возмещение командировочных расходов сверх установленных норм, компенсационные выплаты при увольнении и др.
- в графу 12 ведомости данные о стоимости распределенных материальных и социальных благ (из формы № Т- 54 графы 34 либо второй страницы формы № Т-54а). Это может быть оплата из средств предприятия за работника товаров (работ, услуг), питания, лечения, отдыха, обучения, стоимости пребывания детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков. К этим выплатам также относятся материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у физического лица по договору гражданско-правового характера и материальная выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ, услуг) и др.
Затем в графе 13 ведомости отражаются итоговые суммы начислений за текущий месяц.
В форме также отражаются произведенные удержания - налог на доходы, сумма выданного аванса за первую половину месяца, удержания по исполнительным листам, по инициативе администрации (например, сумма недостач, задолженности по авансовому отчету и командировке) или по заявлению работника. Сумма налога на доходы сверяется с данными расчета по налоговой карточке формы 1-НДФЛ, поскольку только в ней содержатся все необходимые сведения для правильного расчета данного налога с учетом всех льгот, вычетов и сумм полученного дохода нарастающим итогом с начала года.
Затем в графе 20 отражается сумма к выплате, для чего из суммы в графе 13 вычитается сумма удержаний (графы 14 -17).
Положительная разница заносится в графу 18, отрицательная - в графу 19.
Графы 20-22 ведомости, содержащие сумму к выдаче, фамилию и подпись работника, расположены в конце формы для
наглядности и удобства чтения работником при получении денег.
По всем графам, в которых отражены суммы начислений и удержаний, а так же графам 18-20 подводятся итоги, полученные суммы записываются в строку "Итого". Эта сумма вписывается бухгалтером от руки в конце ведомости после последней фамилии.
При подведении итогов бухгалтер, составивший ведомость, делает на первом листе в графе "Сумма" запись об общей сумме, подлежащей выплате по данной ведомости (берется из итоговой строки по графе 20) и сроках произведения выплат. После этого ведомость подписывает главный бухгалтер и руководитель организации (или иные лица, уполномоченные давать разрешение на выплату денежных средств из кассы), при подписании проставляется дата.
Подписанная ведомость передается в кассу организации для выплаты работникам заработной платы. При получении денег каждый работник расписывается в графе 22.
По истечении срока, установленного в ведомости для выплаты денежных средств, ведомость закрывается. Напротив фамилии сотрудников, не получивших деньги по ведомости, кассир ставит отметку "Депонировано" в графе 22. В конце ведомости делается запись о фактически выданных и депонированных суммах.
После этого кассир, производивший выплату, составляет на сумму выданной заработной платы расходный кассовый ордер (форма № КО-2). Дата и номер этого расходного ордера проставляются в ведомости.
Подписанная кассиром ведомость вместе с расходным кассовым ордером прилагаются к отчету кассира за день последнего срока выплаты по ведомости и сдаются в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет правильность оформления ведомости, пересчитывает данные о выданных и невыданных суммах, сверяет с отчетом кассира. Если расхождений не обнаружено, бухгалтер подписывает форму, проставляет расшифровку своей подписи, указывает дату проверки, которая, как правило, должна совпадать с датой представления отчета кассиром.
Депонированные суммы заносятся в реестр депонентов.
Если заработная плата выдается по Платежным ведомостям (форма № Т-53), то такие платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма № Т-53а), которая ведется работниками бухгалтерии.
ОАО "Русский Алюминий Менеджмент",
Лучший бухгалтер России 2000
E-mail: FomichevaL@rual.ru , l_fom@mail.ru
Опубликовано в "Учет. Налоги. Право." № 20/2001