Начальник отдела рекламы и маркетинга ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ» Костылева Татьяна приняла участие в качестве эксперта в онлайн-конференции, которую 3 октября 2013 проводил Российский налоговый портал. В ходе конференции был задан ряд вопросов, которые в настоящее время являются актуальными для большого круга бухгалтеров. Ниже предлагаем ознакомиться с ответами нашего эксперта:

Вопрос: Какие налогоплательщики обязаны предоставлять отчетность только через интернет?

Ответ: Налоговую отчетность только в электронном виде обязаны представлять те организации, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел. Данная норма предусмотрена в п. 3 ст. 80 НК РФ. Также в электронном виде обязаны отчитываться налогоплательщики, отнесенные в соответствии со ст. 83 НК РФ к категории крупнейших.

Кроме того, декларации по НДС только в электронном виде с 1 января 2014 года придется представлять налогоплательщикам, налоговым агентам, а также лицам, перечисленным в п. 5 ст. 173 НК РФ. К последним относятся лица, не являющиеся налогоплательщиками или освобожденные от уплаты НДС, а также налогоплательщики при осуществлении необлагаемой реализации – в случае выставления ими счетов-фактур с выделением НДС. Такие изменения внесены ст. 12 Федерального закона от 28.06.2013 г. № 134-ФЗ.

Отчетность в ПФР по персонифицированному учету и РСВ-1, а также отчетность в ФСС по форме 4-ФСС в электронном виде обязаны сдавать организации-работодатели, численность работников которых превышает 50 человек (см. Информационное сообщение ПФ РФ от 21.03.2011 г.), на основании п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ и п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.

Вопрос: Как защититься от случайностей и ошибок персональных компьютеров? Как мы знаем, любая система, в том числе электронная, дает сбой. Могут просто «отключить свет» на работе и компания не успеет сдать отчет. Что делать в таком случае?

Ответ: Прежде всего, любую отчетность, в том числе в электронном виде, рекомендуется готовить и представлять заблаговременно, а не в последний день срока подачи.

Во-вторых, полезно иметь второй компьютер, на котором установлена программа отправки отчетности. Для некоторых программ отправки отчетности их переустановка занимает немало времени.

В-третьих, целесообразно не просто хранить готовые или находящиеся в работе отчеты в программе (бухгалтерской программе или программе подготовки отчетности), но и иметь архивную копию отчетов либо в виде базы данных, либо в виде выгруженных из программы файлов на жестком диске и/или флеш-накопителе. Тогда в случае «отключения света», выхода из строя компьютера или иных форс-мажорных обстоятельств технического характера сохраненную копию можно перенести на другой работающий компьютер и отправить отчетность вовремя. Помимо этого, с архивом электронных документов в виде xml-файлов и их электронных подписей в ряде случаев удобнее работать: просматривать, подписывать, предъявлять в случае проверки.

Вопрос: Расскажите, как правильно сдать форму РСВ-1 «пустую», если не было отчислений в 2013 году, не начислялась заработная плата. Система требует, чтобы мы сдавали не просто РСВ-1, но и еще данные по персонифицированному учету, но у нас не было в этом году начислений. Нам придется сдавать нулевую форму в ПФР «руками»?

Ответ: Даже если начислений не было, но в штате числится хотя бы один сотрудник, то по нему необходимо подавать сведения персонифицированного учета, а именно, формы СЗВ-6-4, АДВ-6-5 и АДВ-6-2. В СЗВ-6-4 необходимо указать сведения о стаже работы (указать период) и, в случае нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы, указать код АДМИНИСТР. Таким образом, вы можете сдать «нулевую» РСВ-1 вместо со сведениями персонифицированного учета в электронном виде по ТКС.

Если же в организации нет работников (например, только учредитель), то сдать «нулевую» РСВ-1 в электронном виде также можно. Для этого необходимо, чтобы не была заполнена строка 114 формы. В программе CheckXml-Ufa такая «нулевая» РСВ-1 проверку успешно проходит, и сведения персонифицированного учета не требуются.

Вопрос: В нашей организации работает 15 человек. Можем ли мы сдавать отчетность в Пенсионный фонд в электронном виде или только на бумаге?

Ответ: Организации, численность сотрудников которых составляет 50 человек или меньше, могут представлять отчетность в ПФР по форме РСВ-1 как на бумаге, так и в электронном виде (см. п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах»).

То же правило действует и для представления в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета. Согласно п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете» в электронной форме страхователь может подавать сведения менее чем на 50 работающих у него застрахованных физических лиц, включая тех, кто работает по гражданско-правовому договору.

Сам ПФР рекомендует сдавать отчетность в электронном виде тем страхователям, для которых это не обязательно (см. Информационное сообщение ПФ РФ от 21.03.2011 г., Информацию ПФ РФ от 01.07.2011, Информацию ПФ РФ от 02.04.2012 г.).

Вопрос: Подскажите, пожалуйста, можно ли добавить в счет-фактуру, выставляемый в электронной форме, номер и дату агентского договора? Наша компания приобретает по такому договору товары для другой компании. Если можно добавить, то как это сделать?

Ответ: Да, налогоплательщики имеют право вносить в счета-фактуры дополнительные реквизиты, и это не будет основанием для отказа в получении вычета по НДС (см. письмо ФНС от 26.01.2012 г. № ЕД-4-3/1193, письмо Минфина России от 21.06.2012 г. № 03-07-15/66). Минфин в приведенном письме прямо говорит о том, что в счете-фактуре возможно указание сведений об агентском договоре, так как налоговым законодательством внесение дополнительной информации в счета-фактуры не запрещено. Форматом электронного счета-фактуры предусмотрена возможность внесения необходимой дополнительной информации. Для этого предназначены тэги «Информационное поле документа» и «Информационное поле строки», куда можно вносить любой текст объемом до 2000 знаков.

Вопрос: Мы сдаем всю отчетность в электронном виде с электронными подписями. Нужно ли распечатывать её и подписывать у руководителя/главного бухгалтера? Или же можно хранить отчеты в электронном виде, ведь электронная подпись равнозначна обычной? Есть ли какие-то законодательные нормы, предписывающие хранить бумажные экземпляры сданных отчетов?

Ответ: Действующее законодательство предписывает хранить на бумаге бухгалтерскую отчетность. В соответствии с частью 8 статьи 13 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Расшифровка этой формулировки содержится в Информации Минфина России № ПЗ-10/2012. Минфин указывает, что «в делах экономического субъекта должен храниться экземпляр бухгалтерской (финансовой) отчетности, подписанный руководителем экономического субъекта; причем подпись руководителя экономического субъекта должна содержать дату подписания этого экземпляра».

В отношении других видов отчетности – в ФНС, в социальные внебюджетные фонды и пр. – подобных законодательных требований нет. Поэтому необходимости распечатывать и подписывать у руководителя для хранения в бумажном виде все остальные электронные документы, кроме бухгалтерской отчетности, нет. Их можно выгружать из программ и хранить в виде файлов в папке на электронном носителе, для удобства ведения архива и обеспечения сохранности документов. Для целей работы с такими файлами и их электронными подписями компания «ОВИОНТ ИНФОРМ» предлагает файловый менеджер «Баланс-2: Просмотр электронных документов». При необходимости указанная программа распечатает документ на бумаге с пометкой, что он является копией электронного документа.

Вопрос: В какой форме (бумажной или электронной) в 2013 году сдается уведомление о контролируемых сделках? Существует ли, по аналогии с налоговой отчетностью, обязанность представлять уведомление о контролируемых сделках только в электронной форме организациям с определенной численностью работников?

Ответ: Согласно абз. 2 п. 2 ст. 105.16 НК РФ уведомления о контролируемых сделках можно представлять в налоговый орган как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Выбор формы представления осуществляется самим налогоплательщиком.

В соответствии с п. 1.3. Порядка заполнения уведомления (приложение № 3 к приказу ФНС от 27.07.2012 г. № ММВ-7-13/524@), при подаче в бумажном виде должна использоваться утвержденная машинно-ориентированная форма. Уведомление, подаваемое в электронном виде, должно соответствовать требованиям утвержденного формата. Подготовить этот документ и сформировать xml-файл для отправки в формате ФНС можно средствами программы «Баланс-2W», а также с применением других программных решений компании «ОВИОНТ ИНФОРМ».

Для уведомления о контролируемых сделках не предусмотрено правил, аналогичных тем, что установлены для налоговых деклараций (расчетов) в п. 3 ст. 80 НК РФ. То есть, независимо от численности работников и того, является ли налогоплательщик крупнейшим, он сам принимает решение, в какой форме будет подавать уведомление.

Вопрос: У нашей организации с контрагентом заключено соглашение об электронном документообороте. Из-за сбоя в работе техники счет-фактуру выставили на бумаге. Вопрос – нужно ли теперь продублировать его в электронном виде?

Ответ: Нет, дублировать документ не нужно. Разъяснение по этому вопросу налоговая служба дает в письме от 17.06.2013 г. № ЕД-4-3/10769. Наличие соглашения об обмене счетами-фактурами в электронном виде не препятствует их составлению и выставлению на бумаге. При этом повторное выставление ранее выставленного на бумаге счета-фактуры не производится.

Вопрос: Прочитала, что все компании будут обязаны с 1 января 2014 года сдавать налоговые декларации по НДС в электронном виде. У нас очень маленькая компания, мы недавно открылись, и у нас иногда бывает, что представлять надо единую (упрощенную) декларацию, потому что не было оборотов. Есть ли какие-то льготы для таких компаний как наша?

Ответ: Согласно изменениям, внесенным ст. 12 Федерального закона от 28.06.2013 г. № 134-ФЗ в п. 5 ст. 174 НК РФ, с 1 января 2014 года установлена обязанность по подаче только в электронном виде «соответствующей налоговой декларации», то есть декларации по НДС.

Вопрос: Если предприятие не получит от налогового органа в установленное время квитанцию о приеме налоговой отчетности в электронном виде или протокол входного контроля, что необходимо предпринять?

Ответ: Если налогоплательщик не получает от налогового органа квитанцию о приеме налоговой отчетности в электронном виде или извещение о ее получении в ИФНС, то рекомендуем обращаться за помощью и разъяснением возникших проблем к представителям сервисного центра своего спецоператора. С какого момента нужно начинать беспокоиться? Мы считаем, что этот срок составляет, примерно, сутки после отправки отчетности. Хотя обычно указанные документы поступают налогоплательщику в течение нескольких часов после отправки.

Вопрос: Наша организация желает получить кредит в банке и сотрудник банка требует, чтобы мы налоговую отчетность заверили в ИФНС. Это законные требования? Дело в том, что вся отчетность нами сдается посредством ТКС. Существуют и квитанции о получении, и протоколы входного контроля. Как быть?

Ответ: Сотрудники банка для получения кредита обычно требуют представить бухгалтерскую отчетность, сданную в ИФНС. В некоторых случая кредитная организация может попросить представить и налоговую отчетность, сданную в налоговый орган. Такая отчетность с отметкой о ее сдаче в налоговую в электронном или бумажном виде у вас должна быть. Ее вы и представляете в том же виде кредитной организации. То есть, если отчетность сдавалась вами по ТКС, то Вы должны представить в кредитную организацию набор файлов в соответствии с «Требованиями к составу электронных документов, заверенных ЭЦП налогового органа, представляемых налогоплательщиком по месту требования». Как сформировать набор таких файлов в программах различных спецоператоров, можно узнать из нашей инструкции «Как сформировать заемщику комплект электронных документов для отправки в кредитный отдел банка». Заметим, что начиная с 2013 года, в налоговый орган сдается только годовая бухгалтерская отчетность, а кредитные организации в соответствии с требованиями своего регулятора обычно требуют все равно представлять промежуточную бухгалтерскую отчетность. Заверять такую промежуточную бухгалтерскую отчетность налоговые органы не уполномочены. Поэтому промежуточную бухгалтерскую отчетность кредитные учреждения принимают с подписью только налогоплательщика-заемщика в бумажном или электронном виде.

Вопрос: До 31 декабря 2013 года предприятие применяет ОСНО. С 1 января 2014 года оно переходит на УСНО (и, соответственно, перестает быть плательщиком НДС). Отчетность в ИФНС сдается на бумажных носителях, основания для обязательной сдачи отчетности в электронном виде отсутствуют. Обязано ли будет предприятие представить в ИФНС отчетность по НДС за 4 квартал 2013 года только в электронном виде?

Ответ: Буквальное прочтение Федерального закона от 28.06.2013 г. № 134-ФЗ позволяет заключить, что декларации по НДС, сданные 1 января 2014 года или позже, подаются только в электронном виде. ФНС в Информации, опубликованной на ее сайте, также отмечает, что «с 1 января 2014 года все плательщики НДС (в том числе являющиеся налоговыми агентами) обязаны представлять декларации по данному налогу только в электронной форме по телекоммуникационным каналам…».

В настоящее время официальных разъяснений от контролирующих органов по вопросу, обязательно ли представление декларации за 4 квартал 2013 года только в электронном виде или эта обязанность возникнет, начиная с отчетности за 1 квартал 2014 года, нет. На наш взгляд, налогоплательщикам следует готовиться к тому, что с 1 января будут приниматься только электронные декларации, параллельно ожидая появления разъяснений по данному вопросу.