15 марта 2013 года директор по прикладному программному обеспечению ЗАО «ОВИОНТ ИНФОРМ» Владимир Виноградов принял участие в качестве эксперта в онлайн-конференции «Электронный документооборот: практика применения», которая проходила на сайте www.taxpravo.ru. Он ответил на вопросы пользователей, касающиеся практики электронного документооборота.

Подробнее:

Алина Бероева Вопрос: На нашем предприятии бухгалтерия ведется в программе 1С: Бухгалтерия. В ней формируются налоговые декларации. Я смогу именно эти декларации (или данные из них) отправлять, если мы заключим с вашей компанией договор на обслуживание? Особенно меня волнует сдача отчетов в ФСС и ПФР.

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Да,  конечно. Наша компания сможет предложить Вам решение для отправки отчетов, подготовленных в 1С: Бухгалтерия в контролирующие органы, включая ФСС, ПФР и другие.

Мария Вопрос: Я уже не в первый раз отправляю письма в налоговый орган, обычные письма (возврат налогов, уточнение платежа и т.п.), но налоговики не реагируют на мою переписку. Стоит им лично принести документы в канцелярию, они нам отвечают. Почему они не хотят общаться с налогоплательщиками путем ТКС?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Насколько нам известно, в ФНС отсутствует обязательный регламент работы с письмами, поступающими по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота, тип которого «02. Документооборот по осуществлению письменных обращений абонентов в налоговые органы» (см. справочник СКДО). Хотя на совещаниях в ФНС и его региональных управлениях постоянно говорится о том, что с такими письмами необходимо работать. Поэтому ситуация в различных инспекциях складывается по-разному, в зависимости от решения руководителя территориального налогового органа. В одних инспекциях с такими письмами работают, в других на них почти не обращают внимание. Если же Вы лично сдаете письмо, то в соответствии с действующим в ФНС регламентом инспекция обязана его принять и ответить в установленные сроки.

Татьяна Васильева Вопрос: Расскажите, обязательно ли ежегодно продлевать действия сертификатов? С чем это связано? Это не всегда удобно.

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: При приобретении ключей электронной подписи в сертификате открытого ключа всегда указывается срок действия этого сертификата. Обычно удостоверяющие центры предоставляют сертификаты сроком на 1 год. Поэтому через год необходимо менять ключи ЭП. Почему через год? Таковы требования, предъявляемые к уровню защищенности ключей. В основном они связаны с трудоемкостью их подбора.

Игорь Вопрос: Возможно ли отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора? У нашей компании многие клиенты обслуживаются у других операторов. А как нам быть, если клиент вообще не подключен к ТКС?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Отправлять электронные документы контрагенту, который обслуживается у другого оператора, возможно. Но пока это функционирует не среди всех операторов документооборота и не в массовом порядке, т.е. не для всех контрагентов другого оператора. Сейчас наиболее удобно передавать электронные документы между абонентами одного оператора документооборота.

На сегодня, как одно из решений для обмена с контрагентами, обслуживающимися у различных операторов документооборота, является приобретение услуг у нескольких ведущих операторов. Поскольку стоимость таких услуг зависит от объема документооборота, и у ведущих операторов эти стоимости примерно равны, то с финансовой точки зрения это не накладно. Далее, по мере увеличения объема документооборота с контрагентами, предлагаем рассмотреть интеграционные решения, т.е. сервисы взаимодействующие с различными операторами. Такое решение может быть предоставлено либо на основе роуминга между операторами электронного документооборота (а такие работы операторами ведутся), либо на основе реализации в таком сервисе обмена через различных операторов с единым локальным хранением электронных документов. Одним из таких решений занимается наша компания.

Ирина Сычева Вопрос: Расскажите подробнее, какие виды документов мы сможем направлять в электронном виде своим партнерам?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: В электронном виде Вы сможете направлять своим партнерам, т.е. клиентам, поставщикам и филиалам, различные типы как внешних, так и внутренних документов:

• Первичные учетные бухгалтерские документы, включая договоры, акты выполненных работ,  накладные, счета-фактуры;
• Организационно-распорядительные и оправдательные документы, включая доверенности, приходные ордера, распоряжения, приказы;
• Другие типы документов, сопровождающие деятельность компании, включая информационные письма, отчеты по различным направлениям и др.

Все документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Сергей Разумов Вопрос: Расскажите, какие продукты и услуги предлагает ваша компания для физических лиц.

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Для физических лиц, не являющихся ИП, в настоящее время мы оказываем в основном консультационные услуги по доступу и работе на интернет-порталах, предоставляющих им услуги. Например, консультируем по пользованию электронными услугами на портале ФНС.

Виталий Бережно Вопрос: Я хотел бы зарегистрироваться и работать на сайте, который связан с торгами. Что вы можете посоветовать? Оказываете ли вы такого рода услуги?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Да, наша компания предоставляет ключи ЭП для их использования на электронных торговых площадках, с перечнем которых Вы можете ознакомиться на нашем сайте. Кстати, наша компания предоставляет также ключи ЭП для участия в торгах на порталах государственных и ряда коммерческих торговых площадок, подачи заявок на портал  Россреестра, передачи сведений в Единый федеральный реестр сведений о фактах деятельности юридических лиц, использования на портале Госуслуг, на портале ФСФР и других.

Марина Вопрос: Если наше предприятие работает с клиентами и выдает им электронные счета-фактуры, иные документы, надо ли нам дублировать перечисленные документы на бумаге и направлять их в адрес наших клиентов?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Если Ваше предприятие ведет с контрагентами обмен юридически значимыми документами в электронном виде, то дублировать на бумаге такие документы не обязательно. В случае необходимости представить для проверки бумажные копии таких документов, Вы всегда сможете это сделать с пометками, что они являются копиями электронных документов.

Ирина Витальевна Вопрос: Меня интересует вопрос хранения электронных документов. Как и где они хранятся, кто несет ответственность за сохранность электронной базы данных и как быть в случае налоговой проверки (мне надо будет просто распечатывать эти документы для инспектора)?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Мы предлагаем интеграционное решение, когда документы хранятся на «облачном» сервере в системе Диадок, а также на Вашем локальном сервере в системе «Баланс-2: Хранение и обмен электронными документами». В первом случае ответственность за хранение электронных документов лежит на компании, предоставляющей сервис Диадок. Как нам известно, эти данные хранятся, как минимум в трех экземплярах на надежных серверах дата центров. А во втором случае база данных с электронными документами хранится на одном из Ваших компьютеров, и Вы можете обеспечивать ее сохранность сами.

В случае налоговой проверки Вы можете либо переслать необходимые электронные документы через Вашего оператора непосредственно в налоговый орган (такая возможность уже появилась, например, в системе Диадок), либо сохранить электронные документы вместе с подтверждающими документами и электронными подписями в виде файлов для их предъявления, либо распечатать на бумаге электронные документы с пометкой, что они являются копиями электронных, и заверить их собственноручными подписями руководителя и/или главного бухгалтера и печатью.

Для второго и третьего случаев мы предлагаем использовать программное обеспечение «Баланс-2: Просмотр электронных документов», позволяющее работать с файлами электронных документов, сохраненными на диске, включая их просмотр и проверку.

Рогозин Игорь Вопрос: Как стать вашим абонентом? Играет ли роль регион, в котором находится моя фирма или нет? Наша компания зарегистрирована и работает в городе Лиски (Воронежская область).

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Регион, в котором находится Ваша компания, не имеет решающего значения для наших абонентов при их подключении и к системе сдачи отчетности в контролирующие органы, и к системе обмена первичными электронными документами. Однако, мы при подключении рассматриваем каждый конкретный случай, поскольку на практике могут быть свои особенности.

Тамара Вопрос: Проводятся ли у вас обучающие семинары, конференции и как попасть на них? Могу ли я узнать информацию или принять участие дистанционно? Сколько это будет стоить? Меня очень интересует вопрос работы в программе 1С-Бухгалтерия и формирования из нее отчетов, которые далее я смогу сдавать в ИФНС, ФСС, ПФР.

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: Об обучающих семинарах, вебинарах и конференциях, проводимых нашей компанией или компаниями, являющимися нашими партнерами, вы можете узнать на нашем интернет-сайте www.oviont.ru.

Александр Вопрос: В каком виде я могу представлять документы, которыми я обменялся в электронном виде проверяющим лицам? И как мне предварительно самому с ними ознакомиться и проверить, если они хранятся в вашей программе или даже в нескольких программах?

Виноградов Владимир, Компания «ОВИОНТ ИНФОРМ», Директор по прикладному ПО Ответ: С ответом на вопрос, в каком виде можно предоставить документы проверяющему лицу, предлагаю ознакомиться выше. А вот вопрос, как предварительно самому ознакомиться с электронными документами, передаваемыми проверяющему, считаю очень уместным. Обычно всю заботу по предоставлению таких электронных документов берут на себя программные системы ваших операторов документооборота. Часто, Вы не имеете возможности самостоятельно просмотреть электронные документы в первичном видеС ответом на вопрос, в каком виде можно предоставить документы проверяющему лицу, предлагаю ознакомиться выше. А вот вопрос, как предварительно самому ознакомиться с электронными документами, передаваемыми проверяющему, считаю очень уместным. Обычно всю заботу по предоставлению таких электронных документов берут на себя программные системы ваших операторов документооборота. Часто, Вы не имеете возможности самостоятельно просмотреть электронные документы в первичном виде и вынуждены полностью довериться программе своего оператора. Это не всегда устраивает бухгалтеров. Поэтому программные решения нашей компании предлагают сохранять электронные документы в виде файлов, которые собственно и являются оригиналами юридически значимых электронных документов. Кроме того, мы предлагаем программу для работы с такими файлами электронных документов, с помощью которой Вы можете их просматривать в исходном и печатном виде, проверять форматы файлов и электронные подписи, а также полноту и целостность  комплектов файлов электронных документов, электронных подписей и подтверждающих электронных документов. и вынуждены полностью довериться программе своего оператора. Это не всегда устраивает бухгалтеров. Поэтому программные решения нашей компании предлагают сохранять электронные документы в виде файлов, которые собственно и являются оригиналами юридически значимых электронных документов. Кроме того, мы предлагаем программу для работы с такими файлами электронных документов, с помощью которой Вы можете их просматривать в исходном и печатном виде, проверять форматы файлов и электронные подписи, а также полноту и целостность  комплектов файлов электронных документов, электронных подписей и подтверждающих электронных документов.