Ряд компаний доверяют и предпочитают использовать облачные сервисы в качестве решений для корпоративных архивных хранилищ электронных документов. Но существует большое количество пользователей, склоняющихся к on-premise решениям для архивного хранения, то есть хранению документов компании на своих серверах, считая такие решения более контролируемыми и безопасными. Рассмотрим преимущества второго подхода и проведем сравнение с облачными решениями на конкретных примерах.

Полный контроль над данными и их безопасность
Локальное хранение (on-premise) корпоративного архива документов предоставляет полный контроль над конфиденциальной информацией. В отличие от облачных сервисов, где данные находятся на удаленных серверах, локальное размещение гарантирует, что доступ к документам имеют только авторизованные сотрудники организации. Это особенно важно для компаний, работающих с персональными данными или коммерческой тайной.
Представим ситуацию, когда компания использует облачный сервис для хранения контрактов с клиентами. Если произойдет утечка данных из-за взлома облачного провайдера, ответственность за инцидент полностью ложится на плечи компании. В случае локального хранения, риск внешнего взлома минимизируется, так как доступ к данным ограничен внутренней сетью компании.

Консолидация данных
Современные решения для локального хранения, такие как «Баланс-2: Клиент ЭДО», предлагают комплексный подход к архивации. Система позволяет создавать единую базу данных, объединяющую документы из различных источников, включая Диадок, СБИС и другие системы операторов ЭДО. Благодаря локальному хранению данные легче интегрировать в единую систему, так как отсутствуют ограничения, характерные для облачных сервисов, такие как разрозненность платформ или зависимость от внешних провайдеров. Такая консолидация существенно упрощает работу с документами, позволяя быстро находить нужную информацию, автоматизировать процессы и минимизировать временные затраты на управление данными.
Допустим, что компания работает с несколькими операторами ЭДО (например, Диадок и СБИС). При использовании облачных решений каждый оператор предлагает свою систему хранения, что приводит к фрагментации данных. Локальное решение позволяет объединить все документы в единую базу данных, что значительно упрощает поиск и управление. Например, бухгалтер может быстро найти счет-фактуру из Диадок и прикрепленный к нему договор из СБИС, не переключаясь между системами.

Резервное копирование и независимость от интернета
Одним из ключевых преимуществ локального хранения является возможность резервного копирования по собственному графику. Организации могут настроить автоматическое создание backup-копий с необходимой периодичностью, что минимизирует риск потери данных. При этом резервные копии остаются внутри периметра безопасности компании.
Представьте, что ваш офис находится в регионе с нестабильным интернетом. Если вы используете облачное хранилище, то доступ к документам будет зависеть от качества соединения. В случае локального хранения, доступ к документам осуществляется через локальную сеть, что обеспечивает мгновенный доступ независимо от внешних факторов. Это особенно важно для компаний, работающих с большими объемами данных.

Масштабируемость и интеграция
Масштабируемость локальных решений позволяет адаптировать систему под потребности компании любого размера — от небольших организаций с простой структурой документооборота до крупных корпораций с множеством подразделений и дочерних компаний. При этом сохраняется единый стандарт работы с документами.
Крупная корпорация с филиалами в разных городах может использовать единое локальное решение для хранения документов всех подразделений. Программа для архивного хранения «Баланс-2: Клиент ЭДО» позволяет вести архив нескольких организаций и ИП с учетом разделения принадлежности документов различным подразделениям, что обеспечивает единообразие в работе с документами.

Привязанность к традиционным методам
Многие сотрудники, особенно старшего возраста, могут испытывать дискомфорт при переходе на облачные технологии, так как они привыкли к традиционным методам работы с данными. Локальное хранение документов воспринимается как более "знакомое" решение, которое легче принять психологически.
Бухгалтер, который привык работать с файлами на локальном сервере, может испытывать стресс при необходимости адаптироваться к облачной системе. Локальное хранение позволяет сохранить привычный рабочий процесс, что снижает эмоциональное напряжение и способствует более плавному внедрению новых технологий.
Техническое обслуживание локальной системы архивации полностью находится под контролем компании. Можно планировать обновления и модернизацию оборудования согласно внутреннему расписанию без привязки к политике стороннего провайдера. 
Интеграция с существующими информационными системами предприятия обеспечивает бесшовный обмен данными между различными подразделениями. Современные программы архивации поддерживают API-интеграцию, что позволяет создавать единое цифровое пространство для работы с документами.
Выбирая стратегию архивации документов, важно учитывать специфику деятельности организации, объемы хранимых данных и требования к безопасности. Локальное хранение представляется наиболее надежным и гибким решением, позволяющим создать эффективную систему управления документами, адаптированную под конкретные потребности бизнеса.