18 декабря состоялся бизнес-завтрак «ЭДО Культура», организаторами которого выступили Ассоциация «РОСЭУ» и МТС. Участники рынка электронного документооборота в интерактивном формате обсудили актуальные вопросы архивного хранения электронных документов.

   Григорий Феликсович Артамонов, генеральный директор компании ОВИОНТ ИНФОРМ, стал одним из спикеров мероприятия и рассказал об опыте решения практических вопросов при внедрении систем архивного хранения. Он отметил, что на сегодняшний день накоплен огромный массив электронных данных. Часто структурирование этих данных очень слабое. А если нет структуры, то тратится огромное количество времени для работы с документами. Грамотная организация архива - важная задача как для физических, так и для юридических лиц. 

«Я с детства увлекался фотографией, и у меня накопился архив из 80 тысяч снимков. И на День рождения мамы я решил сделать подарок – слайд-шоу. Я потратил 3 дня на поиск нужных фотографий, потому что не было структуры хранения данных и возможности интеллектуального поиска.  Во второй раз при решении подобной задачи я решил обучить нейросеть поиску нужных фотографий из моего архива. Получилось лучше, но задачу выстраивания фотоснимков в хронологическом порядке я решить не смог. И я сделал вывод, что очень важно правильно положить в архив данные, выстроить иерархическую структуру. На мой взгляд, для физ. лиц задача хранения данных на должном уровне пока не решена. А вот для того, чтобы максимально упростить работу с архивом электронных документов юридическим лицам, мы создали программный модуль «Баланс-2: Клиент ЭДО»», -  сказал Григорий Феликсович.

     Важно понимать, что у операторов ЭДО и у СХЭД разные задачи:

У операторов электронного документооборота не сильно развит механизм поиска, так как основная задача операторов ЭДО - транспортная (в т.ч. обеспечение Роуминга), а не хранение и поиск. А в программном модуле «Баланс-2: Клиент ЭДО» реализован полнотекстовый поиск в дополнение к атрибутному.
   Григорий Феликсович отметил, что уже многие компании пользуются программным решением ОВИОНТ ИНФОРМ для организации своего электронного архива. И продукт постоянно дорабатывается, исходя из бизнес-задач пользователей. Также преимуществом программного модуля «Баланс-2: Клиент ЭДО» является синхронизация потоков документов из разных систем электронного документооборота.

   В заключительной части делового завтрака обсуждался вопрос «Какие есть особенности электронного хранения при использовании УКЭП. На что нужно обратить внимание». Спикеры мероприятия подвели итоги:

• Необходимо обратить внимание на круг источников входящих электронных документов, сертификатами каких удостоверяющих центров они были подписаны. Нужно учесть наличие сервиса меток времени у аккредитованного удостоверяющего центра.
• Будьте внимательны к форматам документов, которые поступают в ваш электронный архив.
• При переходе на электронный документооборот необходимо составить соответствующий регламент, автоматизировать процесс.
• Нужно настроить систему мониторинга актуальности подписей и реализовать процесс уведомлений ответственных сотрудников.
• Несмотря на работу с аккредитованными удостоверяющими центрами, окончательную ответственность за свои электронные подписи и их значимость несет владелец системы. Страхуйте свои риски.
• Как не все бизнес-процессы нужно автоматизировать, так и не все документы нужно класть в электронный архив. При построении модели информационной безопасности фирмы, нужно учитывать значимые вещи. Не нужно засорять архив лишними документами.